Zmiany w wynagrodzeniach 2023-2024: Nowy PIT-2 i przepisy

Od stycznia 2023 roku polskie prawo podatkowe i prawo pracy przeszły znaczące transformacje, które wpłynęły na sposób naliczania wynagrodzeń i funkcjonowania miejsca pracy. Zmiany te, obowiązujące również w 2024 roku, dotyczą przede wszystkim zaliczek na podatek dochodowy, przy czym większość z nich ma charakter dobrowolny - to pracownicy decydują, czy chcą z nich skorzystać.

Rewolucyjne zmiany w systemie podatkowym koncentrują się głównie wokół nowego wzoru formularza PIT-2, zasad stosowania kwoty zmniejszającej podatek oraz możliwości niepobierania zaliczek dla osób o niskich dochodach. Równocześnie Kodeks pracy został wzbogacony o regulacje dotyczące pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości pracowników, co odpowiada na potrzeby współczesnego rynku pracy.

Nowy wzór formularza PIT-2 - kompleksowe zmiany

Największą rewolucją w systemie podatkowym było wprowadzenie nowego wzoru formularza PIT-2 w wersji 9. Dokument ten otrzymał również nową, bardziej opisową nazwę: "Oświadczenia/Wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych". Ta zmiana nazwy odzwierciedla znacznie szerszy zakres zastosowania formularza w porównaniu z poprzednią wersją.

Do 2022 roku formularz PIT-2 był stosunkowo prostym dokumentem, w którym pracownik składał podstawowe oświadczenia dotyczące swojej sytuacji podatkowej. Pracownik oświadczał, że nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika, albo że otrzymuje takie świadczenia, ale złożył odpowiedni wniosek o rezygnację ze stosowania kwoty zmniejszającej podatek. Dodatkowo deklarował, że nie otrzymuje świadczeń z Funduszu Pracy lub Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej, najmu czy dzierżawy.

Nowa wersja formularza znacznie rozszerza krąg osób, które mogą z niego skorzystać. Oprócz tradycyjnych pracowników, formularz PIT-2 mogą składać także emeryci i renciści oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą, które rozliczają się według skali podatkowej. To znaczące uproszczenie administracyjne, które pozwala na ujednolicenie procedur podatkowych dla różnych grup podatników.

Formularz zawiera teraz kilka sekcji, z których każda dotyczy innego aspektu rozliczenia podatkowego. Pracownicy mogą w jednym dokumencie złożyć wnioski dotyczące kwoty zmniejszającej podatek, niepobierania zaliczek do określonego limitu dochodu, a także oświadczenia związane z rozliczaniem się jako samotny rodzic. Ta kompleksowość sprawia, że formularz stał się centralnym narzędziem komunikacji między pracownikiem a pracodawcą w sprawach podatkowych.

Zasady stosowania kwoty zmniejszającej podatek

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych w 2023 roku były nowe zasady korzystania z kwoty zmniejszającej podatek. Te modyfikacje obejmowały dwa kluczowe aspekty: rozszerzenie katalogu osób uprawnionych do składania wniosku oraz wprowadzenie możliwości podziału kwoty między różnych płatników.

Wcześniej możliwość składania wniosku PIT-2 w zakresie kwoty zmniejszającej podatek była ograniczona do określonych grup podatników. Nowe przepisy znacznie rozszerzyły ten katalog, obejmując osoby osiągające przychody z wynagrodzenia za pracę na etacie, w tym umowy o pracę, stosunek służbowy, pracę nakładczą oraz spółdzielczy stosunek pracy. Dodatkowo uprawnienie to przysługuje osobom wykonującym umowy zleceń, umowy o dzieło, kontrakty menedżerskie, praktyki absolwenckie oraz umowy o zarządzanie.

Druga istotna zmiana dotyczy możliwości podziału kwoty zmniejszającej podatek między różnych pracodawców. Ta regulacja odpowiada na potrzeby współczesnego rynku pracy, gdzie coraz więcej osób pracuje jednocześnie w kilku miejscach lub wykonuje różne rodzaje umów. Podatnik może teraz złożyć formularz PIT-2 maksymalnie trzem płatnikom, dzieląc między nich kwotę zmniejszającą podatek w określonych proporcjach.

System podziału kwoty został zaprojektowany w sposób elastyczny, oferując trzy warianty. Pierwszy wariant przewiduje podział na dwunastu płatników, gdzie każdy uwzględnia 1/12 kwoty, czyli 25 złotych miesięcznie. Drugi wariant umożliwia podział między dwóch płatników, gdzie każdy stosuje 1/24 kwoty, co daje 12,50 złotych miesięcznie. Trzeci wariant pozwala na podział między trzech płatników, z miesięczną kwotą 8,33 złotych dla każdego.

Ta elastyczność w podziale kwoty zmniejszającej podatek jest szczególnie istotna dla osób prowadzących różnorodną działalność zarobkową. Freelancerzy, konsultanci czy osoby łączące pracę etatową z dodatkowymi zleceniami mogą teraz optymalnie rozłożyć korzyści podatkowe między wszystkie swoje źródła dochodu, co przekłada się na lepszą płynność finansową i efektywniejsze zarządzanie podatkami.

Wniosek o niepobieranie podatku do limitu 30 000 złotych

Jedną z najbardziej znaczących zmian dla pracowników o najniższych zarobkach było rozszerzenie możliwości składania wniosku o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy dla osób, których przewidywane roczne dochody nie przekroczą 30 000 złotych. Ta regulacja, która wcześniej dotyczyła tylko określonych grup podatników, została rozszerzona na osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.

Przed 2023 rokiem możliwość składania takiego wniosku była ograniczona do wąskiej grupy podatników. Obejmowała osoby uzyskujące przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej. Dodatkowo dotyczyła przychodów z uprawiania sportu, stypendiów sportowych oraz wynagrodzeń sędziów sportowych. W katalogu tym znajdowały się również osoby wykonujące czynności związane z obowiązkami społecznymi lub obywatelskimi, a także osoby pracujące na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich oraz praktyk absolwenckich.

Rozszerzenie tego katalogu na osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę stanowi istotną zmianę dla najsłabiej zarabiających pracowników. Osoby otrzymujące minimalne wynagrodzenie lub pracujące w niepełnym wymiarze czasu mogą teraz skorzystać z wyższego wynagrodzenia netto już w trakcie roku, zamiast czekać na zwrot nadpłaconego podatku po złożeniu zeznania rocznego.

Mechanizm ten jest szczególnie korzystny dla studentów pracujących dorywczo, pracowników sezonowych czy osób rozpoczynających karierę zawodową. Pozwala im na lepsze zarządzanie budżetem domowym poprzez otrzymywanie wyższych kwot netto w trakcie roku, co ma bezpośredni wpływ na ich sytuację finansową.

Istotnym ograniczeniem tego rozwiązania jest zasada, że jeśli pracownik skorzysta z niepobierania zaliczek na podatek, a w ciągu roku jego dochody przekroczą próg 30 000 złotych, to w kolejnych miesiącach nie może korzystać z kwoty zmniejszającej podatek. To zabezpieczenie ma na celu uniknięcie sytuacji, w której podatnik korzystałby jednocześnie z dwóch form ulg podatkowych, co mogłoby prowadzić do niedopłaty podatku.

Rozliczanie się jako samotny rodzic

Kolejną istotną zmianą wprowadzoną w 2023 roku były nowe zasady rozliczania się samotnych rodziców. Ta modyfikacja była odpowiedzią na kontrowersyjne zmiany wprowadzone w 2022 roku, które wywołały znaczne niezadowolenie wśród tej grupy podatników. Nowe regulacje pozwalają samotnym rodzicom na skorzystanie z preferencji podatkowych już w trakcie roku, a nie dopiero przy rocznym rozliczeniu.

W nowym wzorze formularza PIT-2, w części E, rodzice samotnie wychowujący dziecko mogą zaznaczyć, że chcą skorzystać z podwójnej kwoty wolnej od podatku już w trakcie roku. To znaczące uproszczenie w porównaniu z poprzednim systemem, gdzie korzyści podatkowe były dostępne dopiero po złożeniu zeznania rocznego.

System obliczania zaliczek dla samotnych rodziców został zaprojektowany w dwóch wariantach, w zależności od przewidywanego poziomu dochodów. Pierwszy wariant dotyczy sytuacji, gdy rodzic oświadczy, że jego dochód w ciągu roku nie przekroczy 120 000 złotych oraz że zostaną do niego doliczone dochody małoletniego dziecka. W takim przypadku pracodawca oblicza zaliczki od dochodów według stawki 12 procent i dodatkowo pomniejsza je o 300 złotych, co oznacza łączne pomniejszenie zaliczki o 600 złotych miesięcznie.

Drugi wariant ma zastosowanie, gdy pracownik oświadczy, że jego dochody przekroczą kwotę 120 000 złotych rocznie, ale dochody dziecka nie przekroczą tego progu. W tej sytuacji zaliczki wynoszą 12 procent i nie są dodatkowo pomniejszane o 300 złotych, co oznacza standardowe pomniejszenie zaliczki o 300 złotych.

Te rozwiązania mają na celu wyrównanie szans samotnych rodziców na rynku pracy oraz uznanie dodatkowych kosztów związanych z wychowywaniem dziecka bez wsparcia partnera. Możliwość skorzystania z ulgi już w trakcie roku, a nie dopiero przy rocznym rozliczeniu, znacznie poprawia płynność finansową gospodarstw domowych prowadzonych przez samotnych rodziców.

Wnioski pracownika po zakończeniu zatrudnienia

Ostatnią istotną zmianą w obszarze wynagrodzeń były nowe regulacje określające, które wnioski i oświadczenia pracownika pracodawca powinien uwzględniać po zakończeniu umowy o pracę. Te przepisy mają na celu uporządkowanie praktyki rozliczania ostatnich wynagrodzeń i uniknięcie błędów w obliczeniach podatkowych.

Zgodnie z nowymi regulacjami, po zakończeniu umowy z pracownikiem pracodawca nie powinien uwzględniać większości wniosków i oświadczeń pracownika. Wyjątek stanowią tylko trzy konkretne kategorie wniosków, które nadal mają zastosowanie po zakończeniu zatrudnienia.

Pierwszą kategorią są wnioski o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku, znanego jako ulga dla młodych. Ta ulga dotyczy osób do 26 roku życia, które mogą być zwolnione z podatku dochodowego do określonej kwoty rocznego dochodu. Jeśli pracownik złożył wniosek o rezygnację z tej ulgi, pracodawca powinien go uwzględnić również przy rozliczeniu ostatniego wynagrodzenia.

Drugą kategorią są wnioski o obliczanie zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, zarówno standardowych, jak i podwyższonych. Koszty uzyskania przychodów to kwoty, które są automatycznie odliczane od przychodu przed obliczeniem podatku, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania. Jeśli pracownik z jakichś względów zrezygnował z tego uprawnienia, jego decyzja powinna być respektowana również po zakończeniu zatrudnienia.

Trzecią kategorią są wnioski o rezygnację ze stosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodów. To szczególna forma kosztów uzyskania przychodów, która może mieć zastosowanie w określonych sytuacjach zawodowych. Podobnie jak w przypadku poprzednich kategorii, jeśli pracownik złożył wniosek o rezygnację z tej ulgi, powinien być on uwzględniony przy końcowym rozliczeniu.

1. Sprawdź, czy pracownik złożył wniosek o rezygnację z ulgi dla młodych
2. Zweryfikuj wnioski dotyczące kosztów uzyskania przychodów
3. Sprawdź oświadczenia o rezygnacji z 50-procentowych kosztów
4. Zignoruj wszystkie pozostałe wnioski i oświadczenia przy końcowym rozliczeniu
5. Zachowaj dokumentację potwierdzającą zastosowane zasady rozliczenia

Te regulacje, choć mogą wydawać się techniczne, mają istotne znaczenie praktyczne. Wymagają od działów kadr i księgowości szczególnej uwagi przy końcowym rozliczaniu pracowników, ponieważ błędne uwzględnienie niewłaściwych wniosków może prowadzić do nieprawidłowego obliczenia podatku i późniejszych komplikacji.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Pandemia COVID-19 nieodwracalnie zmieniła krajobraz polskiego rynku pracy, wprowadzając na szeroką skalę pracę zdalną jako standardową formę wykonywania obowiązków zawodowych. Przez długi czas jednak pracodawcy i pracownicy funkcjonowali w prawnej próżni, ponieważ Kodeks pracy nie zawierał szczegółowych regulacji dotyczących tej formy zatrudnienia. Dopiero w 2023 roku, po dwóch latach od wybuchu pandemii, polski Kodeks pracy został wzbogacony o kompleksowe przepisy regulujące pracę zdalną.

Nowe regulacje wprowadzają precyzyjną definicję pracy zdalnej oraz określają zasady jej funkcjonowania w praktyce. Praca zdalna została zdefiniowana jako forma wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Ta definicja obejmuje zarówno pracę z domu, jak i z innych lokalizacji wybranych przez pracownika, pod warunkiem zachowania możliwości komunikacji z pracodawcą.

Jednym z kluczowych aspektów nowych przepisów jest regulacja dotycząca poleceń pracodawcy w zakresie pracy zdalnej. Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, ale musi przy tym przestrzegać określonych zasad i ograniczeń. Polecenie takie musi być uzasadnione charakterem pracy oraz możliwościami technicznymi jego wykonania poza tradycyjnym miejscem pracy.

Kwestia kosztów pracy zdalnej została uregulowana w sposób, który chroni interesy obu stron stosunku pracy. Przepisy określają, które koszty ponosi pracodawca, a które mogą być przerzucone na pracownika. Do kosztów ponoszonych przez pracodawcę należą między innymi koszty wyposażenia niezbędnego do wykonywania pracy oraz koszty komunikacji w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków służbowych.

Nowe regulacje przyznają pracodawcy prawo do kontroli pracy zdalnej, ale jednocześnie określają granice tego uprawnienia. Kontrola musi być prowadzona w sposób, który nie narusza prywatności pracownika i nie ingeruje w jego życie osobiste. Pracodawca może żądać raportów z wykonanej pracy, prowadzić kontrole telefoniczne czy videokonferencje, ale nie może na przykład żądać ciągłego udostępniania obrazu z kamery internetowej.

Przepisy wprowadzają również pojęcie okazjonalnej pracy zdalnej, która może być stosowana bez konieczności zawierania dodatkowych umów czy porozumień. Ta forma pracy zdalnej może być wykorzystywana w sytuacjach nagłych lub czasowych, gdy wykonywanie pracy w tradycyjnym miejscu jest utrudnione lub niemożliwe.

• Pracodawca może polecić pracę zdalną zgodnie z charakterem wykonywanej pracy
• Koszty niezbędnego wyposażenia ponosi pracodawca zgodnie z ustaleniami
• Kontrola pracy zdalnej musi respektować prywatność pracownika
• Okazjonalna praca zdalna nie wymaga dodatkowych formalności
• Wypadki w czasie pracy zdalnej podlegają tym samym zasadom co wypadki w biurze

Szczególnie istotne są regulacje dotyczące wypadków podczas pracy zdalnej. Przepisy określają, że wypadki, które zdarzą się w czasie i w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, są traktowane na równi z wypadkami w tradycyjnym miejscu pracy. Oznacza to, że pracownik ma prawo do świadczeń z tytułu wypadku przy pracy, a pracodawca ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, nawet jeśli jest ona wykonywana poza jego siedzibą.

Kontrola trzeźwości w zakładach pracy

Druga istotna zmiana w Kodeksie pracy dotyczy kontroli trzeźwości pracowników. Nowe przepisy, które zaczęły obowiązywać w 2023 roku, nadają pracodawcom uprawnienia do weryfikacji stanu trzeźwości pracowników oraz sprawdzania obecności środków działających podobnie do alkoholu. Te regulacje odpowiadają na długoletnie postulaty pracodawców, szczególnie w branżach, gdzie stan trzeźwości pracowników ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa.

Nowe przepisy przewidują dwa tryby prowadzące do niedopuszczenia do pracy pracownika znajdującego się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających. Pierwszy tryb to przeprowadzanie prewencyjnych kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Drugi tryb to kontrole na podstawie uzasadnionego podejrzenia pracodawcy, które mogą dotyczyć również pracowników nieobjętych kontrolą prewencyjną.

Kontrole prewencyjne mogą być wprowadzone przez pracodawcę w odniesieniu do określonych stanowisk pracy lub grup pracowników, szczególnie tych, gdzie stan trzeźwości ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa. Dotyczy to między innymi stanowisk związanych z obsługą maszyn i urządzeń, prowadzeniem pojazdów, pracą na wysokości czy kontaktem z substancjami niebezpiecznymi.

Kontrole na podstawie uzasadnionego podejrzenia mogą być przeprowadzane wobec każdego pracownika, niezależnie od tego, czy jego stanowisko zostało objęte kontrolami prewencyjnymi. Uzasadnione podejrzenie może wynikać z zachowania pracownika, zapachu alkoholu, problemów z koordynacją ruchową czy innych objawów wskazujących na możliwość pozostawania pod wpływem substancji psychoaktywnych.

Pracodawca w firmie budowlanej wprowadził obowiązkowe kontrole trzeźwości dla wszystkich pracowników obsługujących żurawie i maszyny budowlane. Dodatkowo, po otrzymaniu sygnału od współpracowników o niepokojącym zachowaniu jednego z pracowników biurowych, przeprowadził kontrolę na podstawie uzasadnionego podejrzenia, która wykazała obecność środków odurzających.

Nowe regulacje szczegółowo określają uprawnienia pracodawcy w zakresie przeprowadzania kontroli. Pracodawca może żądać od pracownika poddania się badaniu, ale musi przy tym przestrzegać określonych zasad i procedur. Kontrola musi być przeprowadzona w sposób, który nie narusza godności osobistej pracownika i zachowuje dyskrecję.

Przepisy określają również zasady i warunki przeprowadzania kontroli, w tym konieczność wprowadzenia odpowiednich zapisów w regulaminie pracy. Regulamin musi zawierać informacje o tym, które stanowiska są objęte kontrolami prewencyjnymi, w jakich okolicznościach mogą być przeprowadzane kontrole na podstawie podejrzenia oraz jakie są procedury przeprowadzania badań.

Istotnym elementem nowych regulacji jest obowiązek informacyjny pracodawcy. Pracownicy muszą być poinformowani o wprowadzeniu systemu kontroli trzeźwości, zasadach jego funkcjonowania oraz konsekwencjach odmowy poddania się badaniu lub uzyskania pozytywnego wyniku.

1. Określ stanowiska wymagające kontroli prewencyjnej
2. Wprowadź odpowiednie zapisy w regulaminie pracy
3. Poinformuj pracowników o nowych zasadach kontroli
4. Przeszkolić osoby odpowiedzialne za przeprowadzanie kontroli
5. Przygotuj procedury postępowania w przypadku pozytywnego wyniku

Przepisy precyzyjnie rozgraniczają uprawnienia pracodawcy od uprawnień organów zewnętrznych, takich jak policja czy inspekcja pracy. Pracodawca może przeprowadzać kontrole w zakresie określonym przez prawo pracy, ale nie może zastępować organów państwowych w prowadzeniu postępowań karnych czy administracyjnych.

Nowe regulacje określają również, których pracowników i innych osób współpracujących dotyczą te przepisy. Kontrole mogą obejmować nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, jeśli wykonują ją na terenie zakładu pracy lub pod nadzorem pracodawcy.

Skutki pozytywnego wyniku kontroli lub badania są jasno określone w przepisach. Pracownik, który uzyska pozytywny wynik badania na obecność alkoholu lub środków odurzających, nie może być dopuszczony do wykonywania pracy. W zależności od okoliczności, może to skutkować zastosowaniem kar dyscyplinarnych, w tym rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Najczęstsze pytania

Nie, składanie formularza PIT-2 ma charakter dobrowolny. Pracownicy składają go tylko wtedy, gdy chcą skorzystać z określonych ulg podatkowych, takich jak kwota zmniejszająca podatek czy niepobieranie zaliczek do limitu 30 000 złotych. Bez złożenia formularza pracodawca stosuje standardowe zasady naliczania podatku.

Kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 300 złotych można podzielić maksymalnie między trzech płatników. Dostępne są trzy warianty podziału: 1/12 kwoty dla każdego płatnika, 1/24 kwoty lub 1/36 kwoty, co przekłada się na miesięczne kwoty odpowiednio 300, 150 lub 100 złotych.

Od 2023 roku z tej możliwości mogą skorzystać również pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, oprócz osób wykonujących działalność artystyczną, literacką, naukową, trenerską, pracujących na umowach zlecenia, o dzieło czy kontraktach menedżerskich. Warunkiem jest przewidywanie, że roczne dochody nie przekroczą 30 000 złotych.

Samotni rodzice mogą skorzystać z podwójnej kwoty zmniejszającej podatek już w trakcie roku poprzez odpowiednie zaznaczenie w formularzu PIT-2. Jeśli dochód rodzica nie przekroczy 120 000 złotych rocznie i zostaną doliczone dochody dziecka, miesięczne pomniejszenie zaliczki wynosi 600 złotych. W przeciwnym przypadku pomniejszenie wynosi standardowe 300 złotych.

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, ale musi to być uzasadnione charakterem pracy oraz możliwościami technicznymi jej wykonania poza tradycyjnym miejscem pracy. Polecenie musi być zgodne z przepisami Kodeksu pracy i nie może naruszać praw pracownika.

Pracodawca może przeprowadzać kontrole trzeźwości w dwóch trybach: prewencyjnie dla określonych stanowisk oraz na podstawie uzasadnionego podejrzenia. Kontrole muszą być przewidziane w regulaminie pracy, a pracownicy muszą być o nich poinformowani. Pozytywny wynik kontroli skutkuje niedopuszczeniem do pracy i możliwymi konsekwencjami dyscyplinarnymi.