Kasowy PIT czy ryczałt ewidencjonowany - przewodnik 2025

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą od stycznia 2025 roku mają do dyspozycji nową metodę rozliczania podatku dochodowego - kasowy PIT. Ta rewolucyjna zmiana w polskim systemie podatkowym otwiera nowe możliwości optymalizacji rozliczeń, szczególnie dla firm borykających się z problemem nieterminowych płatności od kontrahentów. Równocześnie pozostaje aktualne pytanie o możliwość łączenia tej metody z dotychczas popularnym ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Wprowadzenie kasowego PIT stanowi odpowiedź na wieloletnie postulaty przedsiębiorców, którzy wskazywali na trudności związane z koniecznością płacenia podatku od należności jeszcze nieotrzymanych. Nowa regulacja, zawarta w art. 14c ustawy o PIT, pozwala na rozliczanie przychodów w momencie ich faktycznego otrzymania, co znacząco poprawia płynność finansową działalności gospodarczej. Szczególnie istotne jest to, że metoda kasowa może być stosowana również przez podatników rozliczających się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Podstawowe zasady kasowego PIT w 2025 roku

Kasowy PIT stanowi wyjątek od ogólnej zasady memoriałowego rozpoznawania przychodów z działalności gospodarczej. Zgodnie z tradycyjną metodą, określoną w art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, nawet jeśli nie zostały faktycznie otrzymane. Ta zasada często powodowała trudności finansowe przedsiębiorców, którzy musieli płacić podatek od faktur jeszcze nieopłaconych przez kontrahentów.

Nowa metoda kasowa wprowadzona w art. 14c ustawy o PIT umożliwia rozliczanie przychodów dopiero w momencie ich faktycznego otrzymania. Za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności, jednak nie później niż upływ dwóch lat od dnia wystawienia faktury lub dzień likwidacji działalności gospodarczej. To ograniczenie czasowe ma zapobiec nadużyciom i zapewnić, że przychody zostaną rozliczone w rozsądnym terminie.

Istotne jest również szerokie rozumienie pojęcia "uregulowanie należności" na potrzeby kasowego PIT. Przepisy obejmują tym pojęciem nie tylko pełne zapłaty, ale również częściowe uregulowanie należności oraz wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Takie podejście zapewnia elastyczność w rozliczeniach i odpowiada rzeczywistym praktykom biznesowym.

Warunki stosowania kasowego PIT

Możliwość wyboru kasowej metody rozliczania przychodów nie jest dostępna dla wszystkich przedsiębiorców. Ustawodawca określił precyzyjne warunki, które muszą być łącznie spełnione, aby skorzystać z tej formy rozliczenia. Pierwszym i podstawowym wymogiem jest prowadzenie działalności gospodarczej samodzielnie, co oznacza, że kasowy PIT dotyczy wyłącznie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Drugim istotnym warunkiem jest brak prowadzenia ksiąg rachunkowych w związku z działalnością gospodarczą. To ograniczenie oznacza, że kasowy PIT nie jest dostępny dla przedsiębiorców zobowiązanych do prowadzenia pełnej rachunkowości, co w praktyce dotyczy większych podmiotów gospodarczych przekraczających określone progi przychodowe lub zatrudniających większą liczbę pracowników.

Trzecim, kluczowym wymogiem jest złożenie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzonego na piśmie oświadczenia o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów. Termin złożenia tego oświadczenia jest ściśle określony i wynosi do 20 lutego roku podatkowego. Dla podatników rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego termin ten wynosi 20 dni od końca miesiąca rozpoczęcia działalności, z wyjątkiem rozpoczęcia w grudniu, kiedy oświadczenie należy złożyć do końca roku podatkowego.

Wybór metody kasowej ma charakter wiążący na cały rok podatkowy. Oznacza to, że podatnik nie może zmieniać metody rozliczania w trakcie roku, a powrót do metody memoriałowej może nastąpić dopiero od kolejnego roku podatkowego. Dokonany wybór ma również skutek na lata następne, chyba że podatnik w terminie do 20 lutego roku podatkowego zawiadomi na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z metody kasowej.

Ryczałt ewidencjonowany - charakterystyka formy opodatkowania

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stanowi jedną z najpopularniejszych form opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce. Zgodnie z art. 9a ust. 1 ustawy o PIT, dochody osiągnięte przez podatników ze źródła, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, są standardowo opodatkowane na zasadach określonych w art. 27, chyba że podatnicy złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o zastosowaniu opodatkowania w formie ryczałtu.

Podstawą prawną dla ryczałtu ewidencjonowanego jest ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, która w art. 6 ust. 1 określa zakres podmiotowy i przedmiotowy tego rodzaju opodatkowania. Tradycyjnie ryczałt również opiera się na memoriałowej metodie ustalania przychodu z działalności gospodarczej, z uwagi na odwołanie do treści art. 14 ustawy o PIT, który definiuje przychody jako kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane.

Wybór ryczałtu jako formy opodatkowania wymaga złożenia odpowiedniego oświadczenia w określonym terminie. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku, sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze opodatkowania przychodów w formie ryczałtu należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu.

Połączenie ryczałtu ewidencjonowanego z kasowym PIT

Przełomowym rozwiązaniem wprowadzonym w 2025 roku jest możliwość łączenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z kasową metodą rozliczania przychodów. To połączenie zostało umożliwione dzięki dodaniu art. 6 ust. 1g do ustawy o zryczałtowanym podatku, który wyraźnie stanowi, że w przypadku opodatkowania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podatnik może wybrać metodę kasową rozliczania przychodów zgodnie z art. 14c ust. 1 ustawy o podatku dochodowym.

Ta możliwość oznacza, że przedsiębiorcy mogą korzystać jednocześnie z korzyści wynikających z prostoty ryczałtu ewidencjonowanego oraz z elastyczności kasowej metody rozliczania przychodów. Połączenie to jest szczególnie korzystne dla firm działających w branżach charakteryzujących się długimi terminami płatności lub sezonowością działalności, gdzie tradycyjna metoda memoriałowa mogłaby powodować problemy z płynnością finansową.

Warunki stosowania kasowego PIT w połączeniu z ryczałtem są identyczne jak w przypadku standardowego kasowego PIT. Oznacza to, że przychody z działalności w roku poprzednim nie mogą przekroczyć 1 000 000 złotych, podatnik nie może prowadzić ksiąg rachunkowych, a także musi złożyć odpowiednie oświadczenie w wymaganym terminie.

Procedura wyboru kombinacji ryczałtu z kasowym PIT

Przedsiębiorca, który chce prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych z zastosowaniem kasowej metody rozliczania, musi wypełnić określoną procedurę administracyjną. Kluczowym elementem tej procedury jest konieczność złożenia dwóch odrębnych oświadczeń do właściwych organów podatkowych.

Procedura składa się z następujących kroków:

1. Złożenie oświadczenia o wyborze ryczałtu jako formy opodatkowania na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku
2. Złożenie oświadczenia o wyborze metody kasowej na podstawie art. 6 ust. 1g ustawy o zryczałtowanym podatku
3. Zachowanie terminów określonych w przepisach dla obu oświadczeń
4. Prowadzenie ewidencji zgodnie z wymogami ryczałtu ewidencjonowanego
5. Stosowanie kasowej metody rozliczania przez cały rok podatkowy

Istotną różnicą w procedurze składania oświadczeń jest to, że pierwsze oświadczenie o wyborze ryczałtu może zostać złożone poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG), natomiast w przypadku wyboru metody kasowej konieczne jest złożenie oświadczenia bezpośrednio do naczelnika urzędu skarbowego. Ta różnica wynika z faktu, że przepisy nie przewidują możliwości złożenia oświadczenia o metodzie kasowej przez CEIDG.

Wzór oświadczenia o wyborze metody kasowej

Przepisy nie wprowadziły żadnego urzędowego wzoru oświadczenia o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów, co oznacza, że może ono przybrać dowolną formę. Jednak dla zapewnienia prawidłowości i kompletności dokumentu warto skorzystać z określonego schematu, który zawiera wszystkie niezbędne elementy.

Przykładowe oświadczenie może brzmieć następująco: "OŚWIADCZENIE o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów. Na podstawie art. 14c ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 6 ust. 1g ustawy z dnia 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oświadczam, że wybieram metodę kasową rozliczania przychodów."

Oświadczenie powinno zawierać podstawowe elementy identyfikujące podatnika oraz wyraźne wskazanie podstawy prawnej wyboru. Ważne jest również podpisanie oświadczenia przez podatnika i określenie daty jego sporządzenia. Dokument należy złożyć w formie pisemnej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgodnie z terminami określonymi w przepisach.

Terminy i ich charakter prawny

Szczególną uwagę należy zwrócić na charakter terminów określonych w przepisach dotyczących wyboru zarówno ryczałtu, jak i metody kasowej. Terminy wynikające z art. 9 ust. 1 oraz z art. 6 ust. 1g ustawy o zryczałtowanym podatku mają charakter terminów materialnych, co oznacza, że ich przekroczenie powoduje utratę prawa o charakterze podatkowym.

Ta charakterystyka terminów ma fundamentalne znaczenie praktyczne. Terminy materialne, w odrónieniu od terminów procesowych, nie mogą zostać przywrócone na podstawie art. 162 Ordynacji podatkowej, nawet w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od podatnika. Oznacza to, że przedsiębiorca, który nie zdąży złożyć odpowiednich oświadczeń w wymaganych terminach, traci możliwość skorzystania z wybranej formy opodatkowania w danym roku podatkowym.

Dlatego też planowanie i terminowe składanie oświadczeń ma kluczowe znaczenie dla skutecznego wyboru kombinacji ryczałtu ewidencjonowanego z kasowym PIT. Przedsiębiorcy powinni zadbać o złożenie obu wymaganych oświadczeń z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów związanych z przekroczeniem terminów.

Porównanie metod rozliczania

Wybór między różnymi metodami rozliczania podatku dochodowego wymaga szczegółowej analizy specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Każda z dostępnych opcji ma swoje zalety i ograniczenia, które mogą mieć różne znaczenie w zależności od charakteru biznesu.

Tradycyjna metoda memoriałowa, stosowana zarówno w przypadku skali podatkowej, jak i ryczałtu ewidencjonowanego, oznacza konieczność rozliczania przychodów w momencie ich naliczenia, niezależnie od faktycznego otrzymania płatności. Ta metoda może powodować problemy z płynnością finansową, szczególnie w przypadku działalności charakteryzującej się długimi terminami płatności.

Kasowy PIT, dostępny od 2025 roku, umożliwia rozliczanie przychodów dopiero w momencie ich faktycznego otrzymania, co znacząco poprawia zarządzanie przepływami pieniężnymi w firmie. Jednak metoda ta jest ograniczona limitem przychodowym oraz wymaga spełnienia dodatkowych warunków formalnych.

Praktyczne aspekty stosowania kasowego PIT z ryczałtem

Połączenie ryczałtu ewidencjonowanego z kasowym PIT wymaga dostosowania prowadzonej ewidencji do wymogów obu form rozliczenia. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przychodów zgodnie z wymogami ryczałtu, jednocześnie uwzględniając specyfikę kasowej metody rozliczania.

• Ewidencja musi zawierać informacje o dacie wystawienia faktury oraz dacie faktycznego otrzymania płatności
• Konieczne jest śledzenie dwuletniego limitu czasowego dla rozliczenia należności
• Należy dokumentować częściowe wpłaty i przedpłaty zgodnie z definicją uregulowania należności
• Ważne jest prowadzenie dokumentacji umożliwiającej kontrolę przestrzegania limitu przychodowego
• Trzeba uwzględniać specyfikę rozliczania w przypadku likwidacji działalności

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje graniczne, takie jak częściowe płatności, przedpłaty czy rozliczenia w naturze. Kasowa metoda rozliczania obejmuje również te formy uregulowania należności, co wymaga odpowiedniego odzwierciedlenia w prowadzonej ewidencji.

Konsekwencje przekroczenia limitów i warunków

Stosowanie kasowego PIT w połączeniu z ryczałtem ewidencjonowanym wiąże się z koniecznością przestrzegania określonych limitów i warunków. Przekroczenie któregokolwiek z nich może skutkować utratą prawa do stosowania wybranej metody rozliczania i koniecznością zmiany formy opodatkowania.

Przekroczenie limitu przychodowego wynoszącego 1 000 000 złotych w roku podatkowym oznacza automatyczną utratę prawa do stosowania kasowego PIT od początku roku, w którym nastąpiło przekroczenie. W takiej sytuacji podatnik musi przeliczyć swoje zobowiązania podatkowe zgodnie z metodą memoriałową i dopłacić ewentualną różnicę wraz z odsetkami.

Przykład praktyczny: Przedsiębiorca prowadzący działalność na ryczałcie z kasowym PIT osiągnął w listopadzie przychody powodujące przekroczenie limitu 1 000 000 złotych. Musi wówczas przeliczyć cały rok zgodnie z metodą memoriałową i złożyć korektę deklaracji wraz z dopłatą podatku i odsetek od zaległości podatkowej.

Równie istotne są konsekwencje niespełnienia innych warunków, takich jak rozpoczęcie prowadzenia ksiąg rachunkowych w trakcie roku podatkowego. Taka sytuacja również skutkuje utratą prawa do stosowania kasowego PIT i koniecznością przejścia na standardową metodę memoriałową.

Korzyści i ograniczenia nowego rozwiązania

Wprowadzenie możliwości łączenia ryczałtu ewidencjonowanego z kasowym PIT przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorców, ale wiąże się również z pewnymi ograniczeniami, które należy uwzględnić przy podejmowaniu decyzji o wyborze tej formy rozliczenia.

Główne korzyści obejmują:

• Znaczną poprawę płynności finansowej dzięki rozliczaniu przychodów po ich otrzymaniu
• Zachowanie prostoty rozliczeń charakterystycznej dla ryczałtu ewidencjonowanego
• Elastyczność w zarządzaniu zobowiązaniami podatkowymi w zależności od rzeczywistych wpływów
• Możliwość lepszego planowania finansowego w działalnościach o nieregularnych wpływach
• Redukcję ryzyka problemów z płynnością w przypadku opóźnień w płatnościach od kontrahentów

Ograniczenia tej formy rozliczenia dotyczą przede wszystkim:

• Limitu przychodowego wynoszącego 1 000 000 złotych rocznie
• Konieczności prowadzenia bardziej szczegółowej ewidencji uwzględniającej daty płatności
• Ryzyka konieczności przeliczenia zobowiązań w przypadku przekroczenia warunków
• Dwuletniego limitu czasowego na rozliczenie należności
• Dodatkowych obowiązków administracyjnych związanych ze składaniem oświadczeń

Najczęstsze pytania

Tak, kasowy PIT w połączeniu z ryczałtem ewidencjonowanym jest dostępny od 1 stycznia 2025 roku. Jednak wymaga to złożenia dwóch odrębnych oświadczeń: o wyborze ryczałtu i o wyborze metody kasowej, przy czym oba muszą być złożone w określonych terminach.

Oświadczenie o wyborze ryczałtu należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu osiągnięcia pierwszego przychodu, natomiast oświadczenie o metodzie kasowej do 20 lutego roku podatkowego. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku terminy mogą być inne.

Przekroczenie limitu przychodowego skutkuje utratą prawa do stosowania kasowego PIT od początku roku podatkowego. Konieczne będzie przeliczenie zobowiązań podatkowych zgodnie z metodą memoriałową i dopłacenie różnicy wraz z odsetkami.

Nie, wybór metody kasowej jest wiążący przez cały rok podatkowy. Rezygnacja może nastąpić dopiero od kolejnego roku podatkowego, pod warunkiem zawiadomienia urzędu skarbowego do 20 lutego.

Maksymalny okres nierozliczenia należności wynosi 2 lata od daty wystawienia faktury. Po tym czasie przychód musi zostać rozliczony niezależnie od tego, czy płatność została otrzymana. Wyjątkiem jest wcześniejsza likwidacja działalności gospodarczej.

Nie, jednym z warunków stosowania kasowego PIT jest brak prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wystarczy prowadzenie ewidencji przychodów zgodnie z wymogami ryczałtu ewidencjonowanego, uzupełnionej o informacje dotyczące dat otrzymania płatności.

Nie, kasowy PIT jest dostępny wyłącznie dla podatników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Wspólnicy spółek cywilnych nie mogą skorzystać z tej metody rozliczania, nawet jeśli spółka może być opodatkowana ryczałtem ewidencjonowanym.