Płatność gotówką za e-fakturę w KSeF - zasady i limity

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 roku budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców dotyczących sposobów regulowania należności. Jednym z najczęściej poruszanych tematów jest kwestia dopuszczalności płatności gotówkowych za faktury ustrukturyzowane. Czy nowe regulacje wymuszą wyłącznie płatności bezgotówkowe? Jakie limity obowiązują dla transakcji gotówkowych? Te pytania nabierają szczególnego znaczenia w kontekście zbliżających się zmian w systemie fakturowania elektronicznego.

Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie na zasadzie dobrowolności, jednak zbliżający się termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF wymaga od przedsiębiorców przygotowania się do nowych realiów. Warto już teraz poznać zasady, które będą obowiązywać po 1 lutego 2026 roku, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji i sankcji podatkowych.

Faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur

Faktura ustrukturyzowana stanowi nowoczesną formę dokumentowania transakcji handlowych między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Wystawianie takich faktur odbywa się przy pomocy interfejsu elektronicznego, co zapewnia automatyzację procesów i większą precyzję w rozliczeniach podatkowych.

Nowe przepisy nie wprowadzają istotnych zmian w zakresie elementów konstrukcyjnych faktur i oznaczeń, które powinny się na nich znajdować. Struktura e-faktur pozostaje zbliżona do dotychczasowych rozwiązań, co ułatwi przedsiębiorcom adaptację do nowego systemu. Jednak wprowadzono jeden kluczowy obowiązek, który znacząco wpłynie na proces płatności.

Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny ma obowiązek podania numeru identyfikującego faktury w Krajowym Systemie e-Faktur przy dokonywaniu płatności. Ten wymóg dotyczy płatności realizowanych za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty, polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu usprawnienie kontroli podatkowej i automatyzację procesów rozliczeniowych. System będzie mógł automatycznie powiązać płatności z odpowiednimi fakturami, co zwiększy transparentność obrotu gospodarczego i ułatwi wykrywanie nieprawidłowości.

Zasady płatności gotówkowych między przedsiębiorcami

Pomimo wprowadzenia obowiązkowego KSeF, fundamentalne zasady regulowania należności między przedsiębiorcami pozostają niezmienione. Kluczowym przepisem w tej materii jest art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, który określa warunki, w jakich płatności muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Obowiązek płatności bezgotówkowej występuje w każdym przypadku, gdy spełnione są jednocześnie dwa warunki. Po pierwsze, stroną transakcji musi być inny przedsiębiorca. Po drugie, jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, musi przekraczać 15 000 złotych lub równowartość tej kwoty w walucie obcej.

1. Sprawdź wartość transakcji dokumentowanej fakturą
2. Ustal czy druga strona jest przedsiębiorcą
3. Porównaj wartość z limitem 15 000 złotych
4. Wybierz odpowiednią formę płatności
5. W przypadku przelewu podaj numer identyfikacyjny e-faktury

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy nadal będą mogli korzystać z płatności gotówkowych za e-faktury, pod warunkiem że wartość transakcji nie przekroczy 15 000 złotych. System KSeF nie zmienia tego fundamentalnego prawa, zachowując elastycznoć w wyborze form płatności dla mniejszych transakcji.

Dla transakcji w walutach obcych obowiązuje przeliczenie na złote według średniego kursu walut ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. To rozwiązanie zapewnia jednolitość stosowania limitu niezależnie od waluty transakcji.

Konsekwencje wprowadzenia obowiązkowego KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie zmieni zasadniczych reguł rozliczeń między przedsiębiorcami. Po 1 lutego 2026 roku nadal będzie możliwe korzystanie z płatności gotówkowych dla transakcji nieprzekraczających 15 000 złotych, zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców.

Główną zmianą będzie konieczność podawania numeru identyfikacyjnego e-faktury w tytule przelewu dla płatności przekraczających limit gotówkowy. Ten wymóg dotyczy wyłącznie płatności realizowanych za pośrednictwem instrumentów płatniczych umożliwiających podanie tytułu transferu, co w praktyce oznacza przelewy bankowe i podobne formy płatności elektronicznych.

Warto podkreślić, że status podatnika jako podatnika VAT czynnego jest ustalany na podstawie wykazu określonego w art. 96b ust. 1, znanego jako biała lista podatników VAT. Sprawdzenie tego statusu należy przeprowadzić na dzień dokonywania płatności, co zapewnia aktualność informacji o kontrahentach.

Przedsiębiorca otrzymał e-fakturę za materiały budowlane o wartości 8 000 złotych. Ponieważ kwota nie przekracza limitu 15 000 złotych, może zapłacić gotówką bez konieczności podawania numeru identyfikacyjnego faktury w systemie KSeF. Forma płatności pozostaje w jego gestii.

Praktyczne zastosowanie nowych regulacji oznacza, że dla większości małych i średnich transakcji handlowych nie zmienią się dotychczasowe zwyczaje płatnicze. Przedsiębiorcy będą mogli nadal korzystać z płatności gotówkowych tam, gdzie jest to wygodne i uzasadnione ekonomicznie.

Sankcje za nieprawidłowe płatności gotówkowe

Regulacje dotyczące sankcji podatkowych za naruszenie obowiązków płatniczych pozostaną w mocy w niezmienionej formie również po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF. Przepisy art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT oraz odpowiednio art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT będą nadal określać konsekwencje nieprawidłowych płatności gotówkowych.

Podstawową sankcją za dokonanie płatności gotówkowej w transakcji przekraczającej 15 000 złotych jest brak możliwości zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Ta regulacja dotyczy podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą.

W przypadku gdy koszt został już wcześniej zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik ma obowiązek dokonania korekty. Może to nastąpić poprzez zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub, w przypadku braku takiej możliwości, przez zwiększenie przychodów. Korekta musi być przeprowadzona w miesiącu, w którym dokonano płatności z pominięciem rachunku płatniczego.

• Sprawdzenie wartości transakcji przed dokonaniem płatności
• Weryfikacja statusu kontrahenta jako przedsiębiorcy
• Wybór odpowiedniej formy płatności zgodnie z limitami
• Dokumentowanie sposobu płatności dla celów podatkowych
• Zachowanie dowodów płatności przez wymagany okres

Mechanizm sankcji ma charakter automatyczny i nie zależy od intencji podatnika. Nawet przypadkowe naruszenie obowiązku płatności bezgotówkowej skutkuje niemożnością uznania kosztu, co może znacząco wpłynąć na wysokość podatku do zapłaty.

Przedsiębiorca otrzymał e-fakturę za usługę konsultingową o wartości 20 000 złotych. W styczniu ujął całą kwotę w kosztach działalności. W lutym zapłacił za usługę gotówką, co stanowi naruszenie przepisów. Jeśli łączne koszty w lutym wynoszą 14 000 złotych, musi je zmniejszyć o tę kwotę, a pozostałe 6 000 złotych wykazać jako przychód.

Praktyczne aspekty płatności za e-faktury

Wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF wymaga od przedsiębiorców przygotowania odpowiednich procedur płatniczych. Kluczowe znaczenie ma właściwa identyfikacja transakcji wymagających płatności bezgotówkowej oraz prawidłowe oznaczanie przelewów numerami identyfikacyjnymi e-faktur.

Dla transakcji nieprzekraczających 15 000 złotych przedsiębiorcy zachowają pełną swobodę w wyborze formy płatności. Mogą nadal korzystać z płatności gotówkowych, co jest szczególnie istotne dla branż tradycyjnie preferujących takie rozwiązania, jak handel detaliczny, usługi lokalne czy rzemiosło.

W przypadku transakcji przekraczających limit gotówkowy, kluczowe staje się prawidłowe oznaczenie przelewu. Numer identyfikacyjny e-faktury w systemie KSeF musi być podany w tytule przelewu, co umożliwi automatyczne powiązanie płatności z odpowiednią fakturą. Brak tego oznaczenia może skutkować problemami w rozliczeniach podatkowych.

Warto także pamiętać o możliwości używania identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur w przypadku płatności za kilka faktur jednocześnie. To rozwiązanie może uprościć procesy płatnicze dla przedsiębiorców regularnie współpracujących z tymi samymi kontrahentami.

1. Analiza wartości każdej transakcji przed płatnością
2. Weryfikacja statusu kontrahenta w białej liście VAT
3. Wybór odpowiedniej formy płatności
4. Pobranie numeru identyfikacyjnego e-faktury z systemu KSeF
5. Prawidłowe oznaczenie przelewu lub dokonanie płatności gotówkowej

Wpływ na różne branże i rodzaje działalności

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF będzie miało różny wpływ na poszczególne branże i rodzaje działalności gospodarczej. Przedsiębiorstwa o różnej skali operacji i specyfice działania będą musiały dostosować swoje procesy płatnicze do nowych wymagań, zachowując jednocześnie możliwość korzystania z płatności gotówkowych w określonych granicach.

Dla małych przedsiębiorstw i rzemieślników, którzy często operują transakcjami poniżej 15 000 złotych, zachowanie możliwości płatności gotówkowych ma kluczowe znaczenie. Te podmioty będą mogły kontynuować dotychczasowe praktyki płatnicze bez dodatkowych obciążeń administracyjnych związanych z oznaczaniem przelewów numerami e-faktur.

Średnie i duże przedsiębiorstwa, które częściej przekraczają limit 15 000 złotych w pojedynczych transakcjach, będą musiały dostosować swoje systemy księgowe i procedury płatnicze do automatycznego pobierania numerów identyfikacyjnych e-faktur. Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie może okazać się konieczna dla sprawnego funkcjonowania w nowym systemie.

Szczególną uwagę należy zwrócić na branże charakteryzujące się sezonowością lub dużą zmiennością wartości transakcji. Przedsiębiorstwa budowlane, producenci czy dystrybutorzy mogą naprzemiennie korzystać z płatności gotówkowych i bezgotówkowych w zależności od wartości konkretnych zleceń.

Przygotowanie do zmian i najlepsze praktyki

Skuteczne przygotowanie do wprowadzenia obowiązkowego KSeF wymaga od przedsiębiorców przemyślanej strategii adaptacji. Kluczowe jest zrozumienie, że nowe regulacje nie eliminują płatności gotówkowych, ale wprowadzają dodatkowe wymogi dla płatności przekraczających określone limity.

Pierwszym krokiem powinna być analiza struktury transakcji w przedsiębiorstwie. Identyfikacja transakcji regularnie przekraczających 15 000 złotych pozwoli na określenie skali zmian organizacyjnych i technologicznych potrzebnych do prawidłowego funkcjonowania w nowym systemie.

Wdrożenie odpowiednich procedur kontrolnych jest równie istotne. Pracownicy odpowiedzialni za płatności powinni być przeszkoleni w zakresie weryfikacji wartości transakcji, sprawdzania statusu kontrahentów w białej liście VAT oraz prawidłowego oznaczania przelewów numerami e-faktur.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumentowanie procesów płatniczych. Prowadzenie szczegółowej ewidencji form płatności może okazać się kluczowe w przypadku kontroli podatkowej, szczególnie przy transakcjach bliskich limitowi 15 000 złotych.

Firma handlowa wprowadza procedurę, zgodnie z którą każda transakcja powyżej 12 000 złotych jest automatycznie kierowana do działu księgowości w celu weryfikacji formy płatności. To rozwiązanie zapewnia margines bezpieczeństwa i minimalizuje ryzyko przypadkowego naruszenia przepisów.

Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie księgowe może znacznie ułatwić adaptację do nowych wymagań. Systemy zintegrowane z KSeF będą mogły automatycznie pobierać numery identyfikacyjne e-faktur i generować prawidłowo oznaczone polecenia przelewu, minimalizując ryzyko błędów ludzkich.

Najczęstsze pytania

Nie, obowiązkowy KSeF nie wprowadza wymogów płatności wyłącznie bezgotówkowych. Nadal obowiązuje limit 15 000 złotych z ustawy Prawo przedsiębiorców - poniżej tej kwoty można płacić gotówką, powyżej wymagany jest przelew z numerem e-faktury w tytule.

Sankcje są identyczne jak przed wprowadzeniem KSeF - brak możliwości zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów w części odpowiadającej nieprawidłowej płatności gotówkowej. Jeśli koszt był już zaliczony, należy go skorygować przez zmniejszenie kosztów lub zwiększenie przychodów.

Limit dotyczy jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Jeśli transakcja o wartości 20 000 złotych jest rozliczana w dwóch ratach po 10 000 złotych, obie płatności muszą być bezgotówkowe, ponieważ łączna wartość transakcji przekracza limit.

Przepisy nie przewidują bezpośrednich sankcji za brak numeru e-faktury w tytule przelewu. Jednak może to utrudnić rozliczenia podatkowe i kontrole. Zaleca się kontakt z kontrahentem w celu uzgodnienia sposobu identyfikacji płatności lub dokonanie przelewu uzupełniającego z prawidłowym tytułem.

Tak, jeśli wartość transakcji nie przekracza 15 000 złotych, płatność gotówkowa jest w pełni legalna. Warto jednak zachować szczególną ostrożność przy transakcjach bliskich limitowi i dokładnie sprawdzać wartość brutto faktury przed wyborem formy płatności.

Zasady pozostają niezmienione - transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed transakcją. Jeśli przeliczona wartość przekracza 15 000 złotych, obowiązuje płatność bezgotówkowa z numerem e-faktury w tytule.