Urlop na żądanie - wzór wniosku i przepisy prawne 2025

Urlop na żądanie stanowi szczególny rodzaj urlopu wypoczynkowego, który został wyodrębniony w przepisach Kodeksu pracy w celu zapewnienia pracownikom większej elastyczności w zarządzaniu czasem wolnym. Ten specyficzny typ urlopu pozwala na skorzystanie z dni wolnych w sytuacjach nagłych, nieprzewidzianych, które nie mogły zostać zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem podczas ustalania rocznego planu urlopowego.

Regulacje dotyczące urlopu na żądanie mają na celu znalezienie równowagi między potrzebami pracowników a organizacyjnymi wymaganiami pracodawców. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy mogą reagować na nieoczekiwane okoliczności życiowe, zachowując jednocześnie stabilność funkcjonowania zakładu pracy. Przepisy określają jasne ramy prawne dla tego typu urlopu, wskazując zarówno uprawnienia pracowników, jak i obowiązki oraz prawa pracodawców.

Zrozumienie zasad funkcjonowania urlopu na żądanie jest kluczowe zarówno dla pracowników, którzy chcą skutecznie wykorzystać swoje uprawnienia, jak i dla pracodawców, którzy muszą właściwie organizować pracę w swoich zakładach. Znajomość przepisów prawnych, procedur składania wniosków oraz ograniczeń związanych z tym typem urlopu pozwala na uniknięcie konfliktów i nieporozumień w relacjach pracowniczych.

Podstawowe zasady urlopu na żądanie

Urlop na żądanie został wprowadzony jako instrument prawny mający na celu zapewnienie pracownikom możliwości wybrania dnia wolnego w wyjątkowych, niezaplanowanych, niedających się przewidzieć na etapie ustalania planu urlopowego okolicznościach. Jest to rozwiązanie, które uwzględnia nieprzewidywalność życia codziennego i konieczność reagowania na nagłe sytuacje wymagające obecności lub uwagi pracownika poza miejscem pracy.

Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu w ramach umowy o pracę w identycznym wymiarze, niezależnie od stażu zawodowego, jaki posiada. Ta równość w dostępie do urlopu na żądanie stanowi istotną różnicę w porównaniu do standardowego urlopu wypoczynkowego, gdzie wymiar zależy od długości zatrudnienia.

Artykuł 167² Kodeksu pracy stanowi podstawową regulację prawną dotyczącą urlopu na żądanie. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, co oznacza możliwość bardzo krótkiego terminu powiadomienia pracodawcy.

Kluczowym aspektem urlopu na żądanie jest fakt, że pula przysługującego pracownikowi 4-dniowego urlopu na żądanie jest już wpisana w podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika gwarantowanego artykułem 154 Kodeksu pracy. Oznacza to, że urlop na żądanie nie stanowi dodatkowych dni urlopowych, lecz jest częścią ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi.

Wymiar i ograniczenia urlopu na żądanie

Przepisy prawne precyzyjnie określają maksymalny wymiar urlopu na żądanie, jaki może wykorzystać pracownik w ciągu roku kalendarzowego. Zgodnie z artykułem 167ł Kodeksu pracy, łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w kolejnych stosunkach pracy.

To ograniczenie ma istotne znaczenie praktyczne, szczególnie dla osób zatrudnionych u kilku pracodawców jednocześnie. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik ma kilka umów o pracę z różnymi pracodawcami, łączna liczba dni urlopu na żądanie wykorzystanych u wszystkich pracodawców nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym.

Pracodawca zobowiązany jest do ustalania swoim pracownikom planu urlopów, biorąc pod uwagę składane przez nich wnioski. Jednak przy planowaniu urlopów zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni uwzględniać możliwość wykorzystania urlopu na żądanie w trakcie roku. Oznacza to konieczność pozostawienia pewnej rezerwy w planowaniu, aby umożliwić realizację uprawnień związanych z urlopem na żądanie.

Praktyczne zastosowanie tych przepisów można zobrazować następującym przykładem: Jan Kowalski posiada 15-letni staż pracy, w związku z czym wymiar jego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym wynosi 26 dni. W 2024 roku pracownik wykorzystał całą swoją pulę urlopową, po czym z przyczyn prywatnych złożył wniosek u swojego pracodawcy o udzieleniu mu urlopu na żądanie w wymiarze 2 dni. Pracodawca nie udzielił pracownikowi zgody na wykorzystanie urlopu na żądanie, ponieważ ten nie posiadał już dostępnego urlopu wypoczynkowego.

Procedura składania wniosku o urlop na żądanie

Podstawą udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie jest poinformowanie pracodawcy o konieczności wykorzystania tego urlopu. Przepisy nie wskazują wprost, jaka forma wnioskowania o urlop na żądanie jest poprawna, co oznacza pewną elastyczność w sposobie komunikacji między pracownikiem a pracodawcą. Zazwyczaj informowanie o potrzebie wykorzystania urlopu na żądanie dokonuje się drogą telefoniczną lub mailową, jednak zawsze preferowane jest złożenie przez pracownika odpowiedniego wniosku urlopowego w formie pisemnej.

Pracownik zobowiązany jest poinformować swojego pracodawcę o konieczności wykorzystania dnia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, lecz przed rozpoczęciem dnia pracy. To krótkie okno czasowe na powiadomienie pracodawcy odzwierciedla charakter urlopu na żądanie jako instrumentu służącego do reagowania na nagłe, nieprzewidziane sytuacje.

Termin powiadomienia pracodawcy daje mu szansę na rozpatrzenie prośby, ponieważ pomimo że przepisy jasno wskazują, iż pracownik ma prawo do urlopu na żądanie, to jednak pracodawca musi wyrazić zgodę na jego udzielenie. Nie jest to automatyczne uprawnienie, które pracownik może wykorzystać bez akceptacji przełożonego.

Procedura składania wniosku powinna obejmować następujące elementy:

1. Określenie daty lub dat, w których pracownik chce wykorzystać urlop na żądanie
2. Wskazanie przyczyny nagłego zapotrzebowania na dzień wolny
3. Potwierdzenie, że pracownik posiada dostępne dni urlopu wypoczynkowego
4. Podanie danych kontaktowych na czas nieobecności
5. Złożenie wniosku w odpowiedniej formie zgodnie z procedurami obowiązującymi u danego pracodawcy

Forma pisemna wniosku, choć nie jest wymagana prawnie, stanowi zabezpieczenie zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pracownik ma dowód złożenia wniosku w odpowiednim terminie, natomiast pracodawca może udokumentować swoją decyzję w sprawie udzielenia lub odmowy urlopu.

Uprawnienia pracodawcy w zakresie urlopu na żądanie

Kluczowym aspektem funkcjonowania urlopu na żądanie jest zrozumienie, że mimo przysługującego pracownikowi prawa do tego typu urlopu, pracodawca zachowuje prawo do wyrażenia zgody na jego udzielenie. Wyrok Sądu Najwyższego o sygnaturze II PK 26/08 wyjaśnia tę kwestię w sposób jednoznaczny.

W ocenie Sądu Najwyższego nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w artykule 167² Kodeksu pracy pojęciu "udzielić urlopu" należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu artykułu 167² Kodeksu pracy. Pracownik nie może zatem rozpocząć "urlopu na żądanie", dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie w określonych sytuacjach, które uzasadnia artykuł 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy oraz w przypadkach, w których odmowa jest podyktowana dbałością o dobro zakładu pracy. Oznacza to, że pracodawca musi rozważyć wpływ nieobecności pracownika na funkcjonowanie organizacji, realizację zadań oraz bezpieczeństwo pracy.

Sytuacje, w których pracodawca może uzasadnić odmowę udzielenia urlopu na żądanie, obejmują:

• Okresy szczególnie intensywnej pracy wymagające obecności wszystkich pracowników
• Sytuacje, gdy nieobecność pracownika mogłaby zagrozić bezpieczeństwu lub ciągłości procesów produkcyjnych
• Przypadki, gdy w tym samym czasie kilku pracowników z tego samego działu zgłosiło potrzebę wykorzystania urlopu na żądanie
• Okoliczności związane z realizacją pilnych projektów lub terminów
• Sytuacje kryzysowe w zakładzie pracy wymagające mobilizacji wszystkich zasobów ludzkich

Pracodawca podejmując decyzję o odmowie udzielenia urlopu na żądanie powinien kierować się obiektywnymi przesłankami związanymi z organizacją pracy i nie może wykorzystywać swojego prawa do arbitralnego ograniczania uprawnień pracowniczych.

Bezpodstawne wykorzystanie urlopu na żądanie

Celem wyodrębnienia w przepisach Kodeksu pracy urlopu na żądanie było zapewnienie pracownikom możliwości skorzystania z przysługującego im urlopu również w przypadkach nagłych, których nie dało się przewidzieć z odpowiednim wyprzedzeniem. Ten cel określa również granice właściwego wykorzystania tego typu urlopu i pozwala na identyfikację sytuacji, w których jego wykorzystanie może zostać uznane za bezpodstawne.

Podstawą do uznania wniosku o urlop na żądanie za bezpodstawny jest sytuacja, kiedy pracownik już wcześniej wiedział o tym, że w danym terminie nie będzie mógł świadczyć pracy, nie otrzymał od pracodawcy zgody na wykorzystanie standardowego urlopu wypoczynkowego, po czym zawnioskował o urlop na żądanie. Takie postępowanie stanowi nadużycie instytucji urlopu na żądanie i jest niezgodne z jego przeznaczeniem.

Przykłady bezpodstawnego wykorzystania urlopu na żądanie obejmują:

• Planowane z wyprzedzeniem wizyty lekarskie, które mogły zostać zarezerwowane na dni wolne od pracy
• Uczestnictwo w zaplanowanych z wyprzedzeniem wydarzeniach rodzinnych lub towarzyskich
• Przedłużanie weekendów lub okresów urlopowych zaplanowanych wcześniej
• Wykorzystanie urlopu na żądanie jako alternatywy dla standardowego urlopu w sytuacji, gdy pracodawca odmówił udzielenia urlopu wypoczynkowego w żądanym terminie
• Regularne wykorzystywanie urlopu na żądanie w tych samych dniach tygodnia lub miesiąca, co wskazuje na planowy charakter nieobecności

Pracodawcy powinni monitorować sposób wykorzystywania urlopu na żdanie przez swoich pracowników i reagować w przypadkach nadużyć. Systematyczne niewłaściwe wykorzystywanie urlopu na żądanie może stanowić podstawę do podjęcia działań dyscyplinarnych wobec pracownika.

Przenoszenie niewykorzystanego urlopu na żądanie

Kwestia przenoszenia niewykorzystanego urlopu na kolejny rok kalendarzowy jest ważnym aspektem planowania czasu pracy i wypoczynku. Pracownicy są na ogół świadomi, że niezrealizowany urlop wypoczynkowy w danym roku kalendarzowym zostaje przeniesiony na rok kolejny, co pozwala na akumulację dni urlopowych i ich wykorzystanie w późniejszym okresie.

Dzięki możliwości przenoszenia standardowego urlopu wypoczynkowego, pula dni urlopowych do wykorzystania w danym okresie może wyjątkowo wynieść więcej niż przewidziane przepisami 20 lub 26 dni. Przedawnienie zaległego urlopu następuje dopiero po 3 latach, co daje pracownikom znaczną elastyczność w planowaniu dłuższych okresów wypoczynku.

Ta różnica w traktowaniu urlopu na żądanie w porównaniu do standardowego urlopu wypoczynkowego wynika z charakteru tego typu urlopu. Urlop na żądanie jest przeznaczony do reagowania na bieżące, nagłe sytuacje w danym roku kalendarzowym. Jego niewykorzystanie oznacza, że w danym roku nie wystąpiły okoliczności wymagające skorzystania z tego uprawnienia.

Praktyczne konsekwencje tego rozwiązania obejmują:

• Konieczność wykorzystania urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, w którym przysługuje
• Brak możliwości gromadzenia dni urlopu na żądanie z kilku lat
• Rozpoczęcie każdego roku z pełną pulą 4 dni urlopu na żądanie
• Potrzeba świadomego planowania wykorzystania urlopu na żądanie w trakcie roku
• Niemożność "oszczędzania" urlopu na żądanie na przyszłe okresy

Dokumentacja i wzory wniosków

Właściwa dokumentacja procesu składania i rozpatrywania wniosków o urlop na żądanie ma istotne znaczenie dla zabezpieczenia interesów zarówno pracowników, jak i pracodawców. Choć przepisy nie określają obowiązkowej formy wniosku, praktyka pokazuje, że dokumentacja pisemna jest najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem dla obu stron stosunku pracy.

Wzór wniosku o udzielenie urlopu na żądanie powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje pozwalające na jednoznaczną identyfikację żądania pracownika oraz umożliwiające pracodawcy podjęcie świadomej decyzji. Standardowy wniosek urlopowy powinien być dostosowany do specyfiki urlopu na żądanie, uwzględniając jego nagły charakter i krótki termin powiadomienia.

Elementy, które powinny znaleźć się we wzorze wniosku o urlop na żądanie:

1. Dane identyfikacyjne pracownika (imię, nazwisko, stanowisko, dział)
2. Dokładne określenie daty lub dat urlopu na żądanie
3. Uzasadnienie nagłego charakteru potrzeby wykorzystania urlopu
4. Potwierdzenie posiadania dostępnych dni urlopu wypoczynkowego
5. Data złożenia wniosku z podpisem pracownika
6. Miejsce na decyzję pracodawcy z podpisem i datą
7. Dane kontaktowe pracownika na czas nieobecności

Pracodawcy powinni opracować wewnętrzne procedury dotyczące składania i rozpatrywania wniosków o urlop na żądanie, które będą uwzględniały specyfikę działalności zakładu pracy oraz potrzeby organizacyjne. Procedury te powinny być transparentne, sprawiedliwe i zgodne z przepisami Kodeksu pracy.

Przechowywanie dokumentacji związanej z urlopami na żądanie powinno odbywać się zgodnie z ogólnymi zasadami archiwizacji dokumentów personalnych. Dokumenty te mogą być potrzebne w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub rozstrzygania sporów pracowniczych.

Najczęstsze pytania

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, niezależnie od stażu pracy. Ta pula jest częścią ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego i nie stanowi dodatkowych dni wolnych.

Tak, pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, pracownik nie może samowolnie rozpocząć urlopu na żądanie bez zgody pracodawcy. Odmowa musi być uzasadniona względami organizacyjnymi lub dobrem zakładu pracy.

Wniosek o urlop na żądanie można złożyć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed rozpoczęciem dnia pracy. Oznacza to możliwość bardzo krótkiego terminu powiadomienia pracodawcy o potrzebie wykorzystania tego typu urlopu.

Nie, niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Każdy rok rozpoczyna się z pełną pulą 4 dni urlopu na żądanie, niezależnie od tego, ile dni zostało wykorzystanych w roku poprzednim.

Nie, urlop na żądanie stanowi część ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika. Jeśli pracownik wykorzystał już wszystkie przysługujące mu dni urlopu wypoczynkowego, nie może skorzystać z urlopu na żądanie, ponieważ nie posiada dostępnych dni urlopowych.

Przepisy nie określają obowiązkowej formy wniosku o urlop na żądanie. Można to zrobić telefonicznie, mailowo lub pisemnie. Jednak forma pisemna jest zawsze preferowana, ponieważ stanowi dowód złożenia wniosku i zabezpiecza interesy obu stron stosunku pracy.

Nie, urlop na żądanie przeznaczony jest wyłącznie na sytuacje nagłe i nieprzewidziane. Wykorzystanie go na wydarzenia planowane z wyprzedzeniem stanowi nadużycie tego uprawnienia i może być podstawą do odmowy ze strony pracodawcy.