Zwolnienia indywidualne z przyczyn niedotyczących pracownika

Zwolnienia indywidualne z przyczyn niedotyczących pracownika

Przepisy o zwolnieniach indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika - procedury, odprawy i ochrona pracowników.

ZCF

Zespół Cele Firmowe

Redakcja Biznesowa

10 min czytania

Zwolnienia indywidualne z przyczyn niedotyczących pracownika stanowią istotny element polskiego prawa pracy, regulowany przez ustawę z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Mimo że ustawa ta jest powszechnie nazywana ustawą o zwolnieniach grupowych, jej przepisy obejmują również procedury zwolnień indywidualnych, które różnią się znacząco od zwolnień grupowych zarówno pod względem procedury, jak i przesłanek zastosowania.

Zwolnienia indywidualne dotyczą sytuacji, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników musi rozwiązać stosunek pracy z przyczyn całkowicie niezależnych od pracownika, ale skala zwolnień nie osiąga progów wymaganych dla zwolnień grupowych. Jest to mechanizm prawny, który ma na celu ochronę pracowników przed nieuzasadnionymi zwolnieniami, jednocześnie umożliwiając pracodawcom dostosowanie zatrudnienia do zmieniających się warunków ekonomicznych i organizacyjnych.

Zwolnienia indywidualne mogą dotyczyć wyłącznie pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Przyczyny zwolnienia muszą być całkowicie niezależne od pracownika i stanowić wyłączny powód rozwiązania stosunku pracy. Pracownikowi zwalnianemu w tym trybie przysługuje odprawa pieniężna na tych samych zasadach co przy zwolnieniach grupowych

Przyczyny niedotyczące pracownika w zwolnieniach indywidualnych

Przyczyny niedotyczące pracownika w kontekście zwolnień indywidualnych mają szczególny charakter - muszą być wyłącznym powodem rozwiązania stosunku pracy. Oznacza to, że nie mogą współwystępować z jakimikolwiek przyczynami leżącymi po stronie pracownika, takimi jak niewywiązywanie się z obowiązków służbowych czy naruszenie dyscypliny pracy.

Podstawowe kategorie przyczyn niedotyczących pracownika obejmują przyczyny ekonomiczne, wywołane trudną sytuacją finansową pracodawcy, spadkiem rentowności działalności lub koniecznością redukcji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Przyczyny organizacyjne wynikają ze zmian w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, likwidacji określonych komórek organizacyjnych, stanowisk pracy lub całych działów. Przyczyny technologiczne i produkcyjne są związane z wprowadzeniem nowych technologii, automatyzacji procesów produkcyjnych lub zmian w sposobie świadczenia usług.

Kluczową różnicą między zwolnieniami grupowymi a indywidualnymi jest wymóg wyłączności przyczyn niedotyczących pracownika. W przypadku zwolnień indywidualnych nie może istnieć żadna dodatkowa przyczyna związana z pracownikiem. Jeśli pracodawca ma zastrzeżenia co do wykonywania obowiązków przez pracownika, nie może zastosować procedury zwolnienia indywidualnego

Szczególnie istotne są okoliczności związane z działalnością pracodawcy, takie jak przyjęcie nowej strategii rozwoju firmy, zmiana profilu działalności, wycofanie się z określonych segmentów rynku czy reorganizacja procesów biznesowych. Równie ważne są okoliczności niezwiązane bezpośrednio z żadną ze stron stosunku pracy, na przykład zmiany w otoczeniu prawnym wpływające na opłacalność prowadzenia działalności, wprowadzenie nowych regulacji branżowych lub zmiana warunków rynkowych.

Upadłość i likwidacja pracodawcy stanowią najbardziej oczywiste przykłady przyczyn niedotyczących pracowników. Likwidacja może wynikać zarówno ze względów ekonomicznych, gdy firma nie jest w stanie kontynuować działalności z powodu trudności finansowych, jak i z decyzji właściciela o zakończeniu działalności pomimo stabilnej sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa.

Procedura zwolnień indywidualnych

Procedura zwolnień indywidualnych jest znacznie prostsza niż w przypadku zwolnień grupowych, ale nadal wymaga przestrzegania określonych zasad proceduralnych. Pracodawca nie musi przeprowadzać konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi ani zawierać porozumień dotyczących zasad postępowania w sprawach pracowniczych. Nie istnieje również obowiązek zawiadamiania powiatowego urzędu pracy o zamierzonych zwolnieniach.

Głównym wymogiem proceduralnym jest przestrzeganie przepisów artykułu 38 Kodeksu pracy, który reguluje procedurę wypowiadania umów o pracę zawartych na czas nieokreślony. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca musi zawiadomić na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie stosunku pracy.

  1. Pracodawca przygotowuje pisemne zawiadomienie dla zakładowej organizacji związkowej
  2. W zawiadomieniu wskazuje konkretną przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy
  3. Organizacja związkowa ma 5 dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń
  4. Pracodawca rozpatruje stanowisko związku zawodowego lub czeka na upływ terminu
  5. Pracodawca podejmuje ostateczną decyzję o wypowiedzeniu stosunku pracy
Zakładowa organizacja związkowa może zgłosić umotywowane zastrzeżenia w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzenia stanowiska organizacji związkowej, ale nie jest związany jej opinią. Może podjąć decyzję o wypowiedzeniu również w przypadku niezajęcia stanowiska przez związek w ustalonym terminie

Istotne znaczenie ma forma zawiadomienia - musi być sporządzone na piśmie i zawierać precyzyjne określenie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. Przyczyna ta musi być sformułowana w sposób jasny i konkretny, umożliwiający organizacji związkowej ocenę zasadności zamierzonego wypowiedzenia. Ogólne sformułowania typu "przyczyny ekonomiczne" czy "reorganizacja" mogą być niewystarczające.

Po otrzymaniu zawiadomienia, zakładowa organizacja związkowa może przeprowadzić własną analizę sytuacji i ocenić, czy podana przyczyna rzeczywiście uzasadnia rozwiązanie stosunku pracy. W przypadku wątpliwości może zgłosić pisemne zastrzeżenia, wskazując konkretne argumenty przeciwko planowanemu zwolnieniu.

Wyłączność przyczyn niedotyczących pracownika

Fundamentalną zasadą zwolnień indywidualnych jest wymóg wyłączności przyczyn niedotyczących pracownika. Oznacza to, że przyczyny te muszą stanowić jedyny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy. Współwystępowanie jakichkolwiek przyczyn związanych z pracownikiem wyklucza możliwość zastosowania procedury zwolnienia indywidualnego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 22 stycznia 2015 roku (sygn. III PK 59/14) podkreślił, że wskazana konieczność rozwiązania stosunku pracy musi istnieć w przeświadczeniu pracodawcy i być związana z celem i funkcjonowaniem stosunku pracy. Nie może mieć dodatkowego źródła w okolicznościach dotyczących pracownika, szczególnie w sposobie wywiązywania się przez niego z obowiązków pracowniczych.

Jeśli pracodawca ma jakiekolwiek zastrzeżenia co do wykonywania obowiązków przez pracownika, nie może zastosować procedury zwolnienia indywidualnego. Nawet minimalne uchybienia w pracy pracownika wykluczają możliwość skorzystania z tego trybu zwolnienia. Przyczyna niedotycząca pracownika musi mieć charakter całkowicie wyłączny

Praktyczne zastosowanie tej zasady oznacza, że pracodawca musi bardzo dokładnie przeanalizować sytuację przed podjęciem decyzji o zwolnieniu indywidualnym. Jeśli w dokumentacji personalnej pracownika znajdują się jakiekolwiek uwagi dotyczące wykonywania pracy, upomnienia, nagany czy inne dokumenty świadczące o problemach w relacji pracodawca-pracownik, zastosowanie procedury zwolnienia indywidualnego może być problematyczne.

Pracodawca reorganizuje zakład pracy i w nowej strukturze nie przewidziano stanowiska ds. zaopatrzenia. Pracownik zatrudniony na tym stanowisku po raz piąty zlekceważył wydane mu polecenie służbowe. W tej sytuacji pracodawca może rozwiązać umowę z powodu niewykonywania poleceń, ale nie może zastosować procedury zwolnienia indywidualnego, gdyż likwidacja stanowiska nie jest wyłączną przyczyną rozwiązania umowy.

Wymóg wyłączności oznacza również, że pracodawca nie może "konstruować" przyczyn niedotyczących pracownika w sytuacji, gdy faktycznym powodem zwolnienia są problemy z wykonywaniem pracy przez pracownika. Takie działanie może skutkować uznaniem zwolnienia za bezprawne i obowiązkiem przywrócenia pracownika do pracy oraz wypłaty wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy.

Prawo do odprawy pieniężnej

Pracownikom zwalniany indywidualnie z przyczyn niedotyczących pracowników przysługuje odprawa pieniężna na tych samych zasadach, co pracownikom objętym zwolnieniami grupowymi. Jest to istotne uprawnienie, które ma na celu złagodzenie skutków finansowych utraty pracy z przyczyn całkowicie niezależnych od pracownika.

Wysokość odprawy pieniężnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

  • jednomiesięczne wynagrodzenie dla pracowników zatrudnionych krócej niż 2 lata
  • dwumiesięczne wynagrodzenie dla pracowników zatrudnionych od 2 do 8 lat
  • trzymiesięczne wynagrodzenie dla pracowników zatrudnionych ponad 8 lat
Odprawę pieniężną ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że podstawą obliczenia jest średnie wynagrodzenie z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy. Wysokość odprawy nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę
Okres zatrudnieniaWysokość odprawyMaksymalna kwota
Poniżej 2 lat1 miesięczne wynagrodzenie15x minimalne wynagrodzenie
Od 2 do 8 lat2 miesięczne wynagrodzenie15x minimalne wynagrodzenie
Powyżej 8 lat3 miesięczne wynagrodzenie15x minimalne wynagrodzenie

Obliczanie odprawy następuje według tych samych zasad, które obowiązują przy ustalaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Podstawą jest średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika z okresu 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Do wynagrodzenia wlicza się wszystkie składniki stałe i zmienne, z wyłączeniem składników o charakterze jednorazowym.

Limit odprawy w wysokości 15-krotności minimalnego wynagrodzenia ma zastosowanie niezależnie od okresu zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia pracownika. Oznacza to, że nawet pracownikom o bardzo wysokich wynagrodzeniach, zatrudnionym przez długi okres, odprawa nie może przekroczyć tej kwoty.

Zwolnienia indywidualne pracowników szczególnie chronionych

Szczególną kategorię stanowią zwolnienia indywidualne pracowników objętych szczególną ochroną przed wypowiedzeniem. Ustawa przewiduje możliwość rozwiązania stosunków pracy z takimi pracownikami, ale pod dodatkowymi warunkami proceduralnymi mającymi na celu wzmocnienie ich ochrony.

Pracodawca może rozwiązać stosunki pracy w trybie zwolnień indywidualnych z pracownikami szczególnie chronionymi, ale wymaga to braku sprzeciwu ze strony zakładowej organizacji związkowej. Organizacja ta ma 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o zamierzonym wypowiedzeniu na zgłoszenie sprzeciwu. Jeśli sprzeciw nie zostanie zgłoszony w tym terminie, pracodawca może dokonać wypowiedzenia.

Pracownicy szczególnie chronieni mogą być zwalniani indywidualnie tylko pod warunkiem, że zakładowa organizacja związkowa nie zgłosi sprzeciwu w terminie 14 dni. Alternatywnie pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy i płacy, jeśli dalsze zatrudnianie na dotychczasowych stanowiskach nie jest możliwe wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracowników

Alternatywnym rozwiązaniem jest wypowiedzenie warunków pracy i płacy pracownikom szczególnie chronionym. Możliwość ta istnieje, gdy wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracowników nie jest możliwe dalsze zatrudnianie na dotychczasowych stanowiskach pracy. W przypadku gdy wypowiedzenie warunków pracy i płacy powoduje obniżenie wynagrodzenia, pracownikom przysługuje dodatek wyrównawczy.

  • Dodatek wyrównawczy przysługuje przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy
  • Obliczany jest według zasad wynikających z Kodeksu pracy
  • Nie przysługuje pracownikom chronionym na podstawie artykułu 41 Kodeksu pracy
  • Dotyczy pracowników przebywających na urlopach lub w czasie usprawiedliwionej nieobecności
  • Warunkiem jest nieprzekroczenie okresu uprawniającego do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia

Przepisy o zwolnieniach indywidualnych nie mają zastosowania do posłów, senatorów lub radnych w okresie, w którym ich stosunek pracy podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem. Jest to bezwzględny zakaz wynikający z konieczności zapewnienia niezależności w wykonywaniu mandatu publicznego.

Różnice między zwolnieniami grupowymi a indywidualnymi

Zwolnienia grupowe i indywidualne różnią się fundamentalnie pod względem procedury, progów liczbowych i wymagań dotyczących przyczyn zwolnienia. Zwolnienia grupowe wymagają przeprowadzenia skomplikowanej procedury obejmującej konsultacje z organizacjami związkowymi, zawarcie porozumień lub ustalenie regulaminów oraz zawiadomienie powiatowego urzędu pracy.

W przypadku zwolnień indywidualnych procedura jest znacznie prostsza i ogranicza się do zawiadomienia organizacji związkowej zgodnie z artykułem 38 Kodeksu pracy. Nie ma obowiązku przeprowadzania konsultacji, zawierania porozumień czy informowania urzędu pracy o planowanych zwolnieniach.

Progi liczbowe dla zwolnień grupowych są ściśle określone i zależą od wielkości zatrudnienia u pracodawcy:

  • 10 pracowników przy zatrudnieniu poniżej 100 pracowników
  • 10% pracowników przy zatrudnieniu od 100 do 299 pracowników
  • 30 pracowników przy zatrudnieniu 300 i więcej pracowników
Zwolnienia indywidualne dotyczą sytuacji, gdy liczba zwalnianych pracowników w okresie 30 dni nie osiąga progów wymaganych dla zwolnień grupowych. Kluczową różnicą jest również wymóg wyłączności przyczyn niedotyczących pracownika w przypadku zwolnień indywidualnych. W zwolnieniach grupowych wymóg ten nie istnieje

Pracodawca zatrudniający 150 pracowników planuje zwolnienie 8 osób w ciągu miesiąca z przyczyn reorganizacji. Ponieważ liczba ta nie osiąga progu 10% zatrudnienia (15 pracowników), będą to zwolnienia indywidualne. Pracodawca musi zapewnić, że przyczyny organizacyjne są wyłącznym powodem każdego zwolnienia.

Istotną różnicą jest również zakres ochrony pracowników. W przypadku zwolnień grupowych pracodawca może uwzględniać różne przyczyny zwolnienia, w tym związane z pracownikami. W zwolnieniach indywidualnych przyczyny niedotyczące pracownika muszą być wyłącznym powodem rozwiązania stosunku pracy, co znacznie ogranicza swobodę pracodawcy.

Ochrona pracowników w przypadku zwolnień indywidualnych jest słabsza niż przy zwolnieniach grupowych, gdyż prawo do odprawy pieniężnej pracownik nabywa tylko przy spełnieniu rygorystycznego wymogu wyłączności przyczyn niedotyczących pracownika. Jakiekolwiek dodatkowe przyczyny związane z pracownikiem pozbawiają go tego uprawnienia.

Praktyczne aspekty stosowania przepisów

Stosowanie przepisów o zwolnieniach indywidualnych w praktyce wymaga od pracodawców szczególnej ostrożności i dokładnej analizy każdego przypadku. Kluczowe znaczenie ma właściwa dokumentacja przyczyn zwolnienia oraz zapewnienie, że nie współwystępują one z jakimikolwiek przyczynami związanymi z pracownikiem.

Pracodawcy powinni prowadzić szczegółową dokumentację dotyczącą zmian organizacyjnych, ekonomicznych czy technologicznych, które stanowią podstawę dla zwolnień indywidualnych. Dokumentacja ta może obejmować analizy finansowe, plany reorganizacji, raporty o wdrażanych technologiach czy decyzje o zmianie strategii działalności.

Równie istotne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji personalnej pracowników. Jeśli w aktach personalnych znajdują się jakiekolwiek dokumenty świadczące o problemach z wykonywaniem pracy przez pracownika, zastosowanie procedury zwolnienia indywidualnego może być kwestionowane przez pracownika lub kontrolujące organy.

Pracodawcy powinni regularnie analizować dokumentację personalną pracowników pod kątem możliwości zastosowania procedury zwolnień indywidualnych. Obecność jakichkolwiek uwag dotyczących wykonywania pracy może wykluczyć możliwość skorzystania z tego trybu zwolnienia. Konieczne jest również prowadzenie szczegółowej dokumentacji przyczyn organizacyjnych, ekonomicznych czy technologicznych

Ważnym aspektem praktycznym jest również właściwe sformułowanie zawiadomienia dla organizacji związkowej. Zawiadomienie musi zawierać konkretne i szczegółowe określenie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. Ogólne sformułowania mogą być niewystarczające i prowadzić do zakwestionowania legalności zwolnienia.

W przypadku braku organizacji związkowej u pracodawcy, procedura ulega uproszczeniu, ale nadal obowiązuje wymóg wyłączności przyczyn niedotyczących pracownika. Pracodawca musi być w stanie udowodnić, że zwolnienie nastąpiło wyłącznie z przyczyn niezależnych od pracownika.

Najczęstsze pytania

Czy zwolnienie indywidualne może dotyczyć każdego pracodawcy?

Nie, przepisy o zwolnieniach indywidualnych dotyczą wyłącznie pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 osób nie mogą skorzystać z tej procedury, ale również pracownicy zwalniani przez takich pracodawców nie nabywają prawa do odprawy pieniężnej przewidzianej w ustawie.

Jakie dokumenty musi przygotować pracodawca przed zwolnieniem indywidualnym?

Pracodawca musi przygotować pisemne zawiadomienie dla zakładowej organizacji związkowej zawierające konkretną przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Powinien również zgromadzić dokumentację potwierdzającą przyczyny niedotyczące pracownika, takie jak plany reorganizacji, analizy finansowe czy dokumenty dotyczące zmian technologicznych.

Czy pracownik może zaskarżyć zwolnienie indywidualne do sądu?

Tak, pracownik może zaskarżyć zwolnienie indywidualne do sądu pracy, jeśli uważa, że było ono bezprawne. Sąd będzie badał czy rzeczywiście zachodziły przyczyny niedotyczące pracownika i czy miały one charakter wyłączny. W przypadku uznania zwolnienia za bezprawne, sąd może orzec o przywróceniu do pracy i wypłacie wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy.

Co się dzieje, gdy organizacja związkowa zgłosi zastrzeżenia do planowanego zwolnienia?

Pracodawca ma obowiązek rozpatrzenia umotywowanych zastrzeżeń zgłoszonych przez organizację związkową w terminie 5 dni od otrzymania zawiadomienia. Nie jest jednak związany opinią związku zawodowego i może podjąć decyzję o wypowiedzeniu również pomimo zgłoszonych zastrzeżeń. Stanowisko organizacji związkowej może jednak mieć znaczenie w przypadku ewentualnego sporu sądowego.

Czy można zastosować zwolnienie indywidualne wobec pracownicy w ciąży?

Pracownice w ciąży podlegają szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem, ale ustawa przewiduje możliwość ich zwolnienia indywidualnego pod warunkiem braku sprzeciwu zakładowej organizacji związkowej w terminie 14 dni. Alternatywnie można wypowiedzieć warunki pracy i płacy, jeśli dalsze zatrudnianie na dotychczasowym stanowisku nie jest możliwe wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracownicy.

Jak oblicza się wysokość odprawy pieniężnej przy zwolnieniu indywidualnym?

Odprawę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, na podstawie średniego miesięcznego wynagrodzenia z 3 miesięcy poprzedzających rozwiązanie umowy. Wysokość zależy od okresu zatrudnienia i wynosi od 1 do 3 miesięcznych wynagrodzeń, ale nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Czy zwolnienie indywidualne wymaga okresu wypowiedzenia?

Tak, zwolnienie indywidualne następuje w drodze wypowiedzenia umowy o pracę, więc obowiązują standardowe okresy wypowiedzenia wynikające z Kodeksu pracy. Okresy te wynoszą od 2 tygodni do 3 miesięcy w zależności od okresu zatrudnienia. Pracodawca może również zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.

ZCF

Zespół Cele Firmowe

Redakcja Biznesowa

Cele Firmowe

Zespół doświadczonych ekspertów biznesowych z wieloletnim doświadczeniem w różnych branżach - od startupów po korporacje.

Eksperci biznesowiPraktycy rynkowi