Zawiadomienie o formie wpłacania zaliczek na PIT w 2025

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami podatkowymi, w tym z regularnym opłacaniem zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jednym z istotnych ułatwień wprowadzonych przez ustawodawcę jest możliwość składania zawiadomienia o formie wpłacania zaliczek na PIT bezpośrednio w zeznaniu rocznym. To rozwiązanie znacznie upraszcza procedury administracyjne i eliminuje konieczność składania dodatkowych oświadczeń w trakcie roku podatkowego.

Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą pamiętać o dodatkowych terminach związanych z informowaniem naczelnika urzędu skarbowego o wyborze określonej formy opłacania zaliczek. Mogą skupić się na prowadzeniu działalności, a formalności związane z zawiadomieniem o wybranej formie załatwić przy okazji składania zeznania rocznego. Dotyczy to zarówno zaliczek kwartalnych, jak i uproszczonych miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.

System ten wprowadza większą elastyczność i wygodę dla podatników, jednocześnie zachowując przejrzystość i kontrolę nad procesem rozliczania podatku dochodowego. Przedsiębiorcy mają możliwość wyboru między różnymi formami opłacania zaliczek, dostosowując je do specyfiki swojej działalności i sytuacji finansowej.

Proces wyboru formy wpłacania zaliczek

Wybór odpowiedniej formy opłacania zaliczek na PIT wymaga przemyślanego podejścia i uwzględnienia specyfiki prowadzonej działalności. Oto krok po kroku, jak prawidłowo dokonać tego wyboru:

1. Ocena statusu podatnika - Sprawdź, czy spełniasz kryteria małego podatnika (przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 8 569 000 zł w 2025 roku)
2. Analiza charakteru działalności - Określ, czy Twoje przychody są regularne czy sezonowe/nieregularne
3. Wybór formy opodatkowania - Upewnij się, czy stosujesz skalę podatkową, podatek liniowy czy ryczałt
4. Podjęcie decyzji o formie zaliczek - Na podstawie powyższych czynników wybierz między zaliczkami kwartalnymi, uproszczonymi miesięcznymi lub standardowymi miesięcznymi
5. Konsekwentne stosowanie przez cały rok - Realizuj wybraną formę przez wszystkie 12 miesięcy roku podatkowego
6. Dokumentowanie płatności - Systematycznie archiwizuj potwierdzenia wpłat zaliczek
7. Zaznaczenie w zeznaniu rocznym - Po zakończeniu roku podatkowego zaznacz wybraną formę w odpowiedniej pozycji zeznania

Zaliczki kwartalne na podatek dochodowy

Opłacanie zaliczek za okresy kwartalne to jedna z form dostępnych dla określonych grup przedsiębiorców. Przede wszystkim z tego rozwiązania mogą skorzystać mali podatnicy oraz przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej. Status małego podatnika dla celów PIT jest ściśle określony przez przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Małym podatnikiem w rozumieniu przepisów podatkowych jest przedsiębiorca, który w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył określonej wartości przychodu ze sprzedaży. Limit ten wynosi równowartość 2 000 000 euro przeliczoną na złotówki według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego. Kurs ten jest ogłaszany z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku, a przeliczoną wartość należy zaokrąglić do pełnego tysiąca złotych.

Procedura składania zawiadomienia o kwartalnej formie wpłacania zaliczek została znacznie uproszczona dzięki przepisom art. 44 ust. 3i ustawy o PIT. Przedsiębiorcy nie muszą już składać odrębnych pism informujących urząd skarbowy o zamiarze skorzystania z tego przywileju. Wystarczy, że konsekwentnie stosują wybraną formę przez cały rok podatkowy, a następnie zaznaczą odpowiednią pozycję w zeznaniu rocznym.

Kto może korzystać z zaliczek kwartalnych:

• Mali podatnicy (przychody poniżej 8 569 000 zł w poprzednim roku)
• Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą
• Podatnicy stosujący skalę podatkową, podatek liniowy lub ryczałt
• Przedsiębiorcy prowadzący działalność o sezonowym charakterze

Terminy wpłacania zaliczek kwartalnych są ściśle określone i przypadają na 20. dzień miesiąca następującego po zakończonym kwartale. W przypadku, gdy dzień ten przypada w dzień wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Dla roku 2025 terminy przedstawiają się następująco:

• 21 kwietnia 2025 - za pierwszy kwartał (ponieważ 20 kwietnia przypada w niedzielę)
• 21 lipca 2025 - za drugi kwartał (ponieważ 20 lipca przypada w niedzielę)
• 20 października 2025 - za trzeci kwartał
• 20 stycznia 2026 - za czwarty kwartał

Istotną kwestią jest niemożliwość uniknięcia zapłaty zaliczki za czwarty kwartał poprzez wcześniejsze złożenie zeznania rocznego. Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o PIT najwcześniejszym terminem złożenia zeznania rocznego jest 15 lutego następnego roku podatkowego. Zeznania złożone przed tą datą są uznawane za złożone dopiero 15 lutego, co oznacza, że przedsiębiorca nie może w ten sposób ominąć obowiązku wpłaty zaliczki za ostatni kwartał roku.

Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca ma obowiązek złożenia zeznania rocznego, w którym dokona ostatecznego rozliczenia podatku dochodowego. W zeznaniu tym musi również zaznaczyć informację o stosowaniu kwartalnej formy wpłacania zaliczek w odpowiednich pozycjach formularza.

Formularze do zawiadomienia o zaliczkach kwartalnych

Zawiadomienie o kwartalnej formie wpłacania zaliczek na PIT należy zaznaczyć w odpowiednich pozycjach zeznania rocznego, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności i formy opodatkowania. Każdy z dostępnych formularzy ma dedykowaną sekcję przeznaczoną na informacje dodatkowe, w której znajdują się odpowiednie pola do zaznaczenia.

W przypadku formularza PIT-36, który jest podstawowym zeznaniem dla podatników opodatkowanych według skali podatkowej, zawiadomienie o kwartalnej formie wpłacania zaliczek należy zaznaczyć w części C zatytułowanej "Informacje Dodatkowe" w pozycji 52. Ten formularz wykorzystują przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i rozliczający się według progresywnej skali podatkowej.

Dla podatników wybierających liniową formę opodatkowania dostępny jest formularz PIT-36L. W tym przypadku zawiadomienie o formie wpłacania zaliczek kwartalnych należy zaznaczyć w części C "Informacje Dodatkowe" w pozycji 17. Formularz ten jest przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na opodatkowanie swoich dochodów z działalności gospodarczej podatkiem liniowym w wysokości 19%.

Trzecią opcją jest formularz PIT-28, który wykorzystują podatnicy opłacający zryczałtowany podatek dochodowy. W tym formularzu zawiadomienie o kwartalnych zaliczkach zaznacza się w części W "Informacje Dodatkowe" w punkcie 264. Ten formularz jest dedykowany przedsiębiorcom, którzy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jako formę opodatkowania swojej działalności.

Właściwe wypełnienie odpowiedniej pozycji w zeznaniu rocznym ma kluczowe znaczenie dla dokumentacji stosowanej formy opłacania zaliczek. Brak zaznaczenia odpowiedniego pola może prowadzić do nieporozumień z organem podatkowym i konieczności składania dodatkowych wyjaśnień lub korekt zeznania.

Uproszczona forma wpłacania zaliczek miesięcznych

Alternatywą dla zaliczek kwartalnych są uproszczone miesięczne zaliczki na podatek dochodowy, które stanowią kolejną formę ułatwienia dla przedsiębiorców. Zgodnie z art. 44 ust. 6b ustawy o PIT z tej formy mogą skorzystać wszyscy przedsiębiorcy z wyjątkiem przedsiębiorstw w spadku. To rozwiązanie wprowadza znaczne uproszczenie w obliczaniu wysokości miesięcznych zaliczek.

Istota uproszczenia polega na tym, że zaliczki nie są obliczane na podstawie rzeczywistego dochodu uzyskanego w danym miesiącu, lecz na podstawie dochodu historycznego. System ten eliminuje konieczność miesięcznego kalkulowania aktualnych dochodów i pozwala na planowanie płatności podatkowych z wyprzedzeniem.

Podstawą do obliczenia wysokości uproszczonej zaliczki miesięcznej jest dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej wykazany w zeznaniu rocznym składanym w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy. W sytuacjach szczególnych, gdy podatnik nie wykazał dochodu w poprzednim roku lub dochód ten nie przekroczył kwoty wolnej od podatku, podstawą obliczenia może być dochód z roku poprzedzającego o dwa lata.

Obliczanie uproszczonych zaliczek miesięcznych:

1. Ustal dochód bazowy - Znajdź dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej z zeznania rocznego za poprzedni rok
2. Podziel przez 12 - Dochód bazowy podziel przez 12 miesięcy
3. Oblicz zaliczkę - Od wyniku z punktu 2 oblicz podatek według właściwej stawki
4. Odejmij koszty uzyskania przychodów - W przypadku stosowania skali podatkowej uwzględnij koszty uzyskania przychodów
5. Uwzględnij ulgę podatkową - Jeśli przysługuje, odejmij miesięczną część ulgi (np. dla klasy średniej)
6. Wpłacaj stałą kwotę - Obliczoną zaliczkę wpłacaj każdego miesiąca przez cały rok

Mechanizm ten zapewnia stabilność i przewidywalność obciążeń podatkowych, co jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorców prowadzących działalność o zmiennych miesięcznych przychodach. Dzięki stałej wysokości zaliczki przez cały rok mogą oni lepiej planować przepływy finansowe i budżetować środki na cele podatkowe.

Z uproszczonej formy wpłacania zaliczek mogą skorzystać wyłącznie podatnicy opodatkowujący dochody z działalności gospodarczej na zasadach ogólnych, czyli skalą podatkową lub podatkiem liniowym. Przedsiębiorcy rozliczający się z zastosowaniem zryczałtowanego podatku dochodowego nie mają możliwości korzystania z tej formy zaliczek.

Obowiązki związane z uproszczonymi zaliczkami

Od 1 stycznia 2019 roku znacznie uproszczono procedury związane z wyborem uproszczonej formy wpłacania zaliczek. Podatnicy nie muszą już informować naczelnika urzędu skarbowego o swojej decyzji w trakcie roku podatkowego, co eliminuje dodatkowe obowiązki administracyjne i ryzyko uchybienia terminom.

Mimo tego uproszczenia przedsiębiorcy mają określone obowiązki, których muszą przestrzegać przez cały rok podatkowy. Pierwszym z nich jest konsekwentne stosowanie wybranej formy przez cały rok podatkowy. Nie ma możliwości zmiany formy opłacania zaliczek w trakcie roku - decyzja podjęta na początku roku musi być realizowana do jego końca.

Drugim istotnym obowiązkiem jest terminowe wpłacanie zaliczek. Termin płatności przypada na 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego zaliczka dotyczy. W przypadku gdy dzień ten jest dniem wolnym od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Regularne i terminowe wpłacanie zaliczek jest kluczowe dla uniknięcia odsetek za zwłokę.

Trzecim obowiązkiem jest złożenie zeznania rocznego po zakończeniu roku podatkowego. W zeznaniu tym podatnik musi zaznaczyć informację o stosowaniu uproszczonej formy wpłacania zaliczek w odpowiedniej pozycji formularza. To zeznanie stanowi podstawę do ostatecznego rozliczenia podatku i ewentualnego zwrotu nadpłaty lub dopłaty podatku.

Zgodnie z art. 44 ust. 6d ustawy o PIT zawiadomienie o stosowaniu uproszczonej formy wpłacania zaliczek podatnik składa bezpośrednio w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym wpłacał zaliczki w tej formie. Jest to jedyna formalność związana z dokumentowaniem wyboru tej formy opłacania zaliczek.

Przedsiębiorcy stosujący uproszczone zaliczki miesięczne zaznaczają ten fakt w odpowiednich pozycjach zeznania rocznego. W formularzu PIT-36 informację tę umieszcza się w części C "Informacje Dodatkowe" w pozycji 54, natomiast w formularzu PIT-36L w części C "Informacje Dodatkowe" w pozycji 18.

Porównanie form opłacania zaliczek

Wybór odpowiedniej formy opłacania zaliczek powinien być dostosowany do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej i możliwości organizacyjnych przedsiębiorcy. Każda z dostępnych form ma swoje zalety i może być optymalna w różnych sytuacjach biznesowych.

Zaliczki kwartalne są szczególnie korzystne dla przedsiębiorców o nieregularnych przychodach lub sezonowym charakterze działalności. Pozwalają one na lepsze dopasowanie obciążeń podatkowych do rzeczywistych wyników finansowych w dłuższych okresach. Dodatkowo zmniejszają częstotliwość obowiązków płatniczych z dwunastu do czterech razy w roku.

Uproszczone zaliczki miesięczne sprawdzają się w przypadku działalności o względnie stabilnych dochodach z roku na rok. Zapewniają przewidywalność obciążeń podatkowych i ułatwiają planowanie finansowe. Są szczególnie przydatne dla przedsiębiorców, którzy preferują regularne, równe płatności podatkowe.

Standardowe miesięczne zaliczki pozostają domyślną formą opłacania i są obliczane na podstawie rzeczywistego dochodu osiąganego w każdym miesiącu. Ta forma nie wymaga żadnych dodatkowych formalności ani zawiadomień, ale może generować większą pracochłonność związaną z miesięcznym obliczaniem zaliczek.

Praktyczne aspekty stosowania uproszczeń

Wprowadzenie możliwości składania zawiadomienia o formie wpłacania zaliczek bezpośrednio w zeznaniu rocznym przyniosło wymierne korzyści dla przedsiębiorców. Eliminacja konieczności składania dodatkowych pism w trakcie roku znacznie upraszcza procedury administracyjne i redukuje ryzyko popełnienia błędów formalnych.

Przedsiębiorcy nie muszą już pamiętać o dodatkowych terminach związanych z informowaniem urzędu skarbowego o wyborze określonej formy zaliczek. Mogą skoncentrować się na prowadzeniu działalności gospodarczej, a formalności załatwić przy okazji obowiązkowego składania zeznania rocznego. To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla małych przedsiębiorców, którzy często samodzielnie prowadzą swoje rozliczenia podatkowe.

Ważnym aspektem praktycznym jest konieczność konsekwentnego stosowania wybranej formy przez cały rok podatkowy. Przedsiębiorcy muszą podjąć decyzję na początku roku i realizować ją przez wszystkie dwanaście miesięcy lub cztery kwartały. Brak możliwości zmiany formy w trakcie roku wymaga przemyślanego podejścia do wyboru optymalnego rozwiązania.

Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą szczególnie atrakcyjna może być opcja zaliczek kwartalnych. Pozwala ona na lepsze poznanie specyfiki swojej działalności i dostosowanie obciążeń podatkowych do rzeczywistych wyników finansowych w dłuższych okresach. W pierwszym roku działalności trudno jest przewidzieć stabilność dochodów, dlatego kwartalne rozliczenia mogą być bardziej praktyczne.

Przedsiębiorcy z wieloletnim doświadczeniem i stabilnymi dochodami mogą natomiast skorzystać z uproszczonych zaliczek miesięcznych. Jeśli ich dochody nie wahają się znacznie z roku na rok, stała miesięczna zaliczka obliczona na podstawie poprzedniego roku może być wygodnym rozwiązaniem. Eliminuje to konieczność miesięcznego obliczania zaliczek na podstawie bieżących wyników.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców:

• Analizuj swoje przepływy finansowe z poprzednich lat przed wyborem formy zaliczek
• Uwzględnij sezonowość swojej działalności przy podejmowaniu decyzji
• Pamiętaj o terminach wpłat i archiwizuj potwierdzenia płatności
• Konsultuj wybór z księgowym lub doradcą podatkowym w przypadku wątpliwości
• Planuj środki finansowe na zaliczki z odpowiednim wyprzedzeniem

Dokumentacja i archiwizacja

Prowadzenie prawidłowej dokumentacji wybranej formy wpłacania zaliczek jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami podatkowymi. Przedsiębiorcy powinni systematycznie prowadzić ewidencję swoich wpłat zaliczek przez cały rok podatkowy, niezależnie od wybranej formy. Ta dokumentacja służy jako dowód terminowego wywiązywania się z obowiązków podatkowych i może być niezbędna podczas ewentualnych kontroli podatkowych.

Potwierdzenia płatności, pokwitowania przelewów bankowych i inne dowody wpłacania zaliczek powinny być systematycznie organizowane i przechowywane. Dokumenty te potwierdzają konsekwentne stosowanie wybranej formy przez cały rok podatkowy i wspierają informacje zadeklarowane w zeznaniu rocznym.

Przy wypełnianiu zeznania rocznego przedsiębiorcy powinni upewnić się, że informacja o formie wpłacania zaliczek jest dokładnie odzwierciedlona w odpowiednich sekcjach formularza. Spójność między rzeczywistymi płatnościami dokonanymi w ciągu roku a deklaracją w zeznaniu rocznym jest niezbędna dla zachowania wiarygodności wobec organów podatkowych.

Uproszczony system zawiadomień nie eliminuje potrzeby prowadzenia prawidłowej dokumentacji. Chociaż przedsiębiorcy nie muszą już składać odrębnych zawiadomień w trakcie roku, muszą nadal zachowywać dowody konsekwentnego stosowania wybranej formy. Obejmuje to dokumentację dat płatności, kwot i podstawy obliczania zaliczek.

Elementy prawidłowej dokumentacji:

• Potwierdzenia przelewów bankowych z datami wpłat
• Obliczenia wysokości zaliczek (szczególnie dla uproszczonych miesięcznych)
• Kopia zeznania rocznego z zaznaczoną formą wpłacania zaliczek
• Dokumenty potwierdzające status małego podatnika (w przypadku zaliczek kwartalnych)
• Korespondencja z urzędem skarbowym (jeśli dotyczy)

Przedsiębiorca prowadzący działalność konsultingową wybrał na początku roku uproszczone zaliczki miesięczne. Na podstawie dochodu z poprzedniego roku w wysokości 120 000 zł obliczył miesięczną zaliczką jako 10 000 zł. Przez cały rok wpłacał tę kwotę do 20. dnia każdego miesiąca, a w zeznaniu rocznym PIT-36 zaznaczył pozycję 54 w części C.

Mały przedsibiorca prowadzący sklep internetowy z artykułami sezonowymi zdecydował się na zaliczki kwartalne ze względu na nieregularne przychody. W pierwszym kwartale osiągnął dochód 15 000 zł, w drugim 45 000 zł, w trzecim 8 000 zł, a w czwartym 52 000 zł. Dzięki kwartalnym zaliczkom mógł lepiej dopasować obciążenia podatkowe do rzeczywistych wyników finansowych.

Najczęstsze pytania

Nie, wybrana forma opłacania zaliczek musi być stosowana konsekwentnie przez cały rok podatkowy. Decyzję o formie zaliczek należy podjąć na początku roku i realizować ją przez wszystkie dwanaście miesięcy lub cztery kwartały, w zależności od wybranej opcji.

Zawiadomienie składa się bezpośrednio w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym stosowano wybraną formę zaliczek. Nie ma potrzeby składania dodatkowych pism w urzędzie skarbowym w trakcie roku podatkowego.

Nie, z uproszczonej formy wpłacania zaliczek miesięcznych mogą skorzystać wyłącznie podatnicy opodatkowujący dochody na zasadach ogólnych, czyli skalą podatkową lub podatkiem liniowym. Przedsiębiorcy na ryczałcie nie mają takiej możliwości.

Limit przychodów dla małych podatników w 2025 roku wynosi 8 569 000 złotych. Dotyczy to przychodów brutto osiągniętych w 2024 roku, które nie mogły przekroczyć tej kwoty, aby przedsiębiorca mógł skorzystać z uprawnień małego podatnika.

W formularzu PIT-36 należy zaznaczyć pozycję 52 w części C Informacje Dodatkowe, w PIT-36L pozycję 17 w części C Informacje Dodatkowe, a w PIT-28 punkt 264 w części W Informacje Dodatkowe.

Brak terminowej wpłaty zaliczki skutkuje naliczeniem odsetek za zwłokę od dnia następującego po terminie płatności. Dodatkowo może to prowadzić do wszczęcia postępowania egzekucyjnego przez organ podatkowy w celu wyegzekwowania zaległości.

Uproszczoną zaliczkę miesięczną oblicza się dzieląc dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej wykazany w zeznaniu rocznym za poprzedni rok przez 12 miesięcy, a następnie obliczając od tego podatek według właściwej stawki.

Zaliczki kwartalne mogą stosować mali podatnicy oraz przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą. Jeśli nie spełniasz kryteriów małego podatnika i nie rozpoczynasz działalności, nie możesz skorzystać z tej formy zaliczek.