Zgłoszenie pracownika do PPK - zasady i procedury 2025

Spis treści

Pracownicze Plany Kapitałowe stanowią jeden z najważniejszych elementów systemu emerytalnego w Polsce. Zakłady pracy zostały objęte obowiązkiem wprowadzenia PPK, co oznacza konieczność poznania szczegółowych zasad zgłaszania pracowników do programu. Przed podpisaniem umowy o prowadzenie programu każdy pracodawca musi dokładnie zorientować się, kto jest uprawniony do uczestnictwa oraz jakie procedury należy zastosować przy zgłoszeniu pracownika do PPK.

System PPK obejmuje szeroką grupę zatrudnionych, ale nie wszyscy pracownicy podlegają automatycznemu włączeniu do programu. Istnieją precyzyjne kryteria określające, kto może zostać zgłoszony do PPK, a także szczegółowe terminy i procedury, których należy przestrzegać. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania systemu kadrowego w każdej firmie.

Kto automatycznie podlega zgłoszeniu do PPK

Większość osób zatrudnionych w polskich przedsiębiorstwach podlega automatycznemu zgłoszeniu do Pracowniczych Planów Kapitałowych. System został zaprojektowany tak, aby objąć jak najszerszą grupę pracowników, zapewniając im dodatkowe oszczędności emerytalne.

Automatyczne zgłoszenie do PPK dotyczy wszystkich osób objętych obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. Warunkiem koniecznym jest ukończenie 18 roku życia oraz nie osiągnięcie 55 lat w momencie zatrudnienia. Dobrowolne opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie daje prawa do uczestnictwa w programie

Do automatycznego zgłoszenia kwalifikują się osoby zatrudnione na podstawie różnych form współpracy. Obejmuje to pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którzy stanowią największą grupę uczestników programu. Równie ważne jest objęcie programem osób pracujących na podstawie umowy o pracę nakładczą, która choć rzadsza, nadal stanowi istotną formę zatrudnienia w niektórych branżach.

Program obejmuje także zleceniobiorców, pod warunkiem że podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Ta grupa pracowników często była pomijana w tradycyjnych systemach emerytalnych, dlatego włączenie ich do PPK stanowi znaczący krok w kierunku równego traktowania różnych form zatrudnienia.

Osoby zatrudnione na podstawie kontraktu menedżerskiego również podlegają automatycznemu zgłoszeniu do PPK. Kontrakt menedżerski jest specjalną formą zatrudnienia dla kadry kierowniczej wyższego szczebla. Warunkiem jest objęcie obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi oraz spełnienie kryterium wiekowego

Kryterium wiekowe odgrywa fundamentalną rolę w określeniu uprawnień do automatycznego zgłoszenia. Dolna granica wieku wynosi 18 lat, co oznacza, że osoby niepełnoletnie, nawet jeśli są zatrudnione, nie mogą zostać automatycznie włączone do programu. Górna granica automatycznego zgłoszenia wynosi 55 lat, po przekroczeniu której uczestnictwo w programie wymaga złożenia odpowiedniego wniosku.

Znaczenie okresu zatrudnienia dla zgłoszenia

Okres zatrudnienia u danego pracodawcy ma kluczowe znaczenie dla możliwości zgłoszenia pracownika do PPK. Ustawodawca wprowadził precyzyjne regulacje określające minimalne okresy zatrudnienia oraz terminy zgłoszenia, które mają na celu zapewnienie stabilności uczestnictwa w programie.

Podstawowym warunkiem jest przepracowanie u danego pracodawcy przez co najmniej 14 dni. Ten minimalny okres ma na celu wykluczenie z programu osób zatrudnionych bardzo krótkotrwale, które mogłyby nie skorzystać w pełni z możliwości oferowanych przez PPK. Jednak sam fakt przepracowania 14 dni nie oznacza automatycznego obowiązku natychmiastowego zgłoszenia.

Zgłoszenia pracownika do PPK należy dokonać nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia. Ten trzymiesięczny okres pozwala na stabilizację stosunku pracy oraz daje pracodawcy czas na przygotowanie niezbędnych formalności związanych z PPK

Obliczanie okresu zatrudnienia uwzględnia wszystkie okresy pracy u danego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy. Ta regulacja ma szczególne znaczenie dla osób, które wielokrotnie nawiązywały i rozwiązywały stosunek pracy z tym samym pracodawcą. Sumowanie okresów zatrudnienia pozwala na sprawiedliwe traktowanie pracowników o nieciągłych okresach współpracy.

Istotnym elementem jest również uwzględnianie okresów zatrudnienia w innych podmiotach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów pracodawca jest ich następcą prawnym. Ta regulacja dotyczy sytuacji związanych z przekształceniami własnościowymi, fuzjami czy przejęciami przedsiębiorstw, gdzie ciągłość zatrudnienia powinna być zachowana mimo formalnych zmian podmiotu zatrudniającego.

Sprawdź czy pracownik przepracował co najmniej 14 dni
Oblicz łączny okres zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy
Uwzględnij okresy u poprzedników prawnych pracodawcy
Określ datę upływu 3 miesięcy zatrudnienia
Zaplanuj zgłoszenie do 10 dnia następnego miesiąca

Praktyczne przykłady zgłoszenia do PPK

Zrozumienie zasad zgłaszania pracowników do PPK najlepiej ilustrują konkretne przykłady, które pokazują różnorodność sytuacji występujących w praktyce gospodarczej. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy pod kątem spełnienia kryteriów uczestnictwa oraz terminów zgłoszenia.

Pan Roman rozpoczął pracę w nowej firmie 1 czerwca 2025 roku. Ponieważ spełnia wszystkie kryteria uczestnictwa w PPK, może przystąpić do programu już 15 czerwca, po przepracowaniu wymaganych 14 dni. Pracodawca ma możliwość zgłoszenia go już od 10 czerwca 2025 roku, wykorzystując nowe przepisy umożliwiające wcześniejsze zapisanie pracownika do programu.

Szczególnie interesujący jest przypadek pracowników z przerwami w zatrudnieniu. Pan Paweł rozpoczął zatrudnienie na podstawie umowy o pracę od 1 stycznia 2025 roku. W poprzednim roku pracował w tej samej firmie na umowie zlecenia od 14 września do 31 października (48 dni) oraz od 9 listopada do 4 grudnia (26 dni), podlegając ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Dzięki sumowaniu okresów zatrudnienia pracodawca może zgłosić pana Pawła do PPK od pierwszego dnia trwania nowej umowy o pracę.

Kluczowym warunkiem uwzględnienia wcześniejszych okresów zatrudnienia jest objęcie ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. Okresy współpracy bez ubezpieczeń nie są wliczane do wymaganego minimum 14 dni. Ta zasada ma fundamentalne znaczenie dla studentów i innych grup zwolnionych z obowiązku ubezpieczeń społecznych

Przypadek pani Anety pokazuje ograniczenia systemu. Mimo ośmiomiesięcznej współpracy z firmą X na podstawie umowy zlecenia, jako studentka poniżej 26 roku życia nie była objęta ubezpieczeniami w ZUS. Po ukończeniu 26 lat i podpisaniu umowy o pracę nie będzie posiadała wymaganego 14-dniowego okresu do przystąpienia do PPK, ponieważ wcześniejsza współpraca nie była objęta ubezpieczeniem emerytalno-rentowym.

Specjalne przypadki pracowników młodocianych

Pracownicy młodociani stanowią szczególną grupę, która wymaga indywidualnego podejścia w kontekście PPK. Regulacje dotyczące tej grupy uwzględniają specyfikę ich sytuacji prawnej oraz edukacyjnej, tworząc elastyczne rozwiązania dostosowane do różnych scenariuszy.

Podstawową zasadą jest objęcie programem wyłącznie osób pełnoletnich. Oznacza to, że młodociany, który ukończył naukę przed osiągnięciem 18 roku życia, nie zostanie automatycznie objęty programem PPK. Ta regulacja wynika z faktu, że PPK jest systemem długoterminowego oszczędzania na emeryturę, a osoby niepełnoletnie nie są uważane za w pełni zdolne do podejmowania takich decyzji finansowych.

Wyjątek od zasady niepełnoletności dotyczy młodocianych kontynuujących naukę zawodu po osiągnięciu pełnoletności. W momencie ukończenia 18 lat taki pracownik automatycznie staje się uczestnikiem PPK. Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia go do programu po upływie 14 dni liczonych od dnia uzyskania pełnoletności

Przykład pani Joasi ilustruje tę regulację w praktyce. Zatrudniona na podstawie umowy o naukę zawodu od 15 roku życia, będzie kontynuowała pracę po uzyskaniu pełnoletności. Od dnia 18 urodzin stanie się osobą zatrudnioną w rozumieniu przepisów ustawy o PPK, a pracodawca będzie miał obowiązek zgłoszenia jej do programu po upływie 14 dni od osiągnięcia pełnoletności.

Ta regulacja zapewnia ciągłość uczestnictwa w systemie emerytalnym dla osób rozpoczynających karierę zawodową w młodym wieku. Jednocześnie respektuje zasadę pełnoletności jako warunku uczestnictwa w długoterminowych programach finansowych.

Wiek pracownika	Status nauki	Możliwość PPK	Termin zgłoszenia
Poniżej 18 lat	Naukę ukończył	Nie	Nie dotyczy
Poniżej 18 lat	Kontynuuje naukę	Nie	Po ukończeniu 18 lat
18 lat i więcej	Kontynuuje naukę	Tak	Po 14 dniach od urodzin
18 lat i więcej	Naukę ukończył	Tak	Według zasad ogólnych

Pracownicy na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich

Osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych stanowią specyficzną grupę uczestników PPK. Ich sytuacja wymaga szczególnego podejścia ze względu na czasowe zawieszenie aktywności zawodowej oraz brak naliczania regularnego wynagrodzenia.

Automatyczne przypisanie do PPK obejmuje również pracowników przebywających na tego typu urlopach. Oznacza to, że fakt korzystania z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy wychowawczego nie wyklucza danej osoby z uczestnictwa w programie. Jest to ważne z perspektywy ciągłości uczestnictwa oraz równego traktowania wszystkich zatrudnionych.

W okresie korzystania z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych nie nalicza się składek PPK za pracownika. Wynika to z faktu braku wypłacanego wynagrodzenia, które stanowi podstawę naliczania wpłat do programu. Całą procedurę naliczania składek rozpocznie się dopiero po powrocie zatrudnionego do aktywnej pracy

Praktyczny aspekt tej regulacji pokazuje przykład pani Marii korzystającej z urlopu rodzicielskiego, który zakończy się 12 lutego 2025 roku. Pierwsze składki na PPK pracodawca naliczy podczas ustalania wynagrodzeń za luty, czyli za pierwszy miesiąc aktywnej pracy po powrocie z urlopu.

Ta regulacja ma na celu zapewnienie sprawiedliwego traktowania osób korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem. Jednocześnie uwzględnia praktyczne aspekty funkcjonowania systemu, gdzie wpłaty do PPK są uzależnione od wypłacanego wynagrodzenia.

Automatyczne przypisanie do PPK mimo przebywania na urlopie
Brak naliczania składek w okresie urlopu
Rozpoczęcie wpłat po powrocie do aktywnej pracy
Zachowanie ciągłości uczestnictwa w programie
Równe traktowanie wszystkich form urlopów rodzicielskich

Nowelizacja przepisów z 2022 roku

Znaczące zmiany w funkcjonowaniu PPK wprowadziła nowelizacja ustawy ogłoszona 20 maja 2022 roku. Modyfikacje te miały na celu zwiększenie elastyczności systemu oraz ułatwienie pracodawcom zarządzania programem w kontekście zmienności zatrudnienia.

Najważniejszą zmianą było wprowadzenie możliwości wcześniejszego zapisania pracownika do PPK już po 14 dniach zatrudnienia. Wcześniej pracodawcy musieli czekać pełne 3 miesiące przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK dla nowego pracownika. Ta zmiana pozwala na szybsze włączenie pracowników do programu, co jest korzystne zwłaszcza w przypadku osób planujących długotrwałą współpracę z danym pracodawcą.

Maksymalny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osoby zatrudnionej pozostaje bez zmian i wynosi nadal do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy zatrudnienia. Nowelizacja wprowadza jedynie możliwość wcześniejszego działania, nie zmieniając górnej granicy czasowej dla obowiązkowego zgłoszenia

Ta elastyczność jest szczególnie wartościowa w dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie pracodawcy mogą lepiej dostosować moment zgłoszenia do PPK do specyfiki swojej działalności oraz potrzeb poszczególnych pracowników. Możliwość wcześniejszego zgłoszenia pozwala także na lepsze planowanie procesów kadrowych i finansowych związanych z obsługą programu.

Nowelizacja uwzględnia również praktyczne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstw, gdzie okresy próbne i wdrażanie nowych pracowników mogą wymagać różnych podejść do momentu włączenia do długoterminowych programów oszczędnościowych.

Kto nie może przystąpić do PPK

Nie wszystkie osoby świadczące pracę mogą uczestniczyć w Pracowniczych Planach Kapitałowych. Ustawodawca precyzyjnie określił grupy wykluczenia, które wynikają głównie z charakteru zatrudnienia oraz braku objęcia obowizkowymi ubezpieczeniami społecznymi.

Podstawowym kryterium wykluczenia jest brak objęcia ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. Dotyczy to przede wszystkim uczniów i studentów do 26 roku życia zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia. Ta grupa, mimo świadczenia pracy, nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, co automatycznie wyklucza ich z uczestnictwa w PPK.

Osoby objęte wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym również nie mogą przystąpić do PPK. Ta kategoria obejmuje niektóre specyficzne formy współpracy, gdzie świadczenie pracy nie wiąże się z pełnym spektrum ubezpieczeń społecznych. Brak ubezpieczenia emerytalno-rentowego oznacza automatyczne wykluczenie z programu

Wykonawcy zatrudnieni na podstawie umowy o dzieło stanowią kolejną grupę wykluczoną z PPK. Umowa o dzieło ma charakter cywilnoprawny i koncentruje się na osiągnięciu określonego rezultatu, a nie na świadczeniu pracy w sposób ciągły. Z tego względu osoby wykonujące dzieła nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i nie mogą uczestniczyć w programie.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą również nie są objęte PPK. Jako przedsiębiorcy prowadzą własną działalność i nie pozostają w stosunku zatrudnienia z żadnym pracodawcą. Dla tej grupy przewidziane są inne formy długoterminowego oszczędzania emerytalnego.

Uczniowie i studenci do 26 lat na umowach zlecenia
Osoby objęte wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym
Wykonawcy umów o dzieło
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność
Osoby współpracujące z prowadzącymi działalność
Pracownicy po ukończeniu 70 roku życia

Pracownicy w wieku 55-70 lat

Grupa pracowników, którzy ukończyli 55 rok życia, ale nie osiągnęli jeszcze 70 lat, podlega szczególnym regulacjom w zakresie uczestnictwa w PPK. Ta kategoria wiekowa wymaga indywidualnego podejścia ze względu na zbliżający się wiek emerytalny oraz różne potrzeby w zakresie długoterminowego oszczędzania.

Podstawową zasadą dla tej grupy jest uczestnictwo w PPK wyłącznie na wniosek pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku automatycznego zgłoszenia takich osób do programu, ale musi zapewnić im możliwość przystąpienia na podstawie złożonego wniosku.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania osoby zatrudnionej w wieku 55-70 lat o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK. Ta informacja musi być przekazana w sposób jasny i zrozumiały, umożliwiający pracownikowi podjęcie świadomej decyzji o uczestnictwie w programie

Istnieje jednak ważny wyjątek od zasady wymagającej wniosku. Jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia osoba była zatrudniona w tym samym podmiocie łącznie przez co najmniej 3 miesiące, wówczas pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK automatycznie, bez konieczności składania wniosku.

Pan Marcin ukończy 55 rok życia 15 stycznia 2025 roku, ale został zatrudniony w danej firmie już 10 września 2024 roku. Ponieważ w momencie rozpoczęcia zatrudnienia nie ukończył jeszcze 55 lat, będzie automatycznie zgłoszony do programu bez potrzeby składania dodatkowego wniosku o objęcie go PPK.

Ten przykład pokazuje, jak ważny jest moment ukończenia 55 roku życia w relacji do daty rozpoczęcia zatrudnienia. Osoby, które rozpoczęły pracę przed ukończeniem tego wieku, pozostają w systemie automatycznego uczestnictwa.

Bezwzględne wykluczenie z PPK

Ustawodawca przewidział kategorię osób, które w żadnych okolicznościach nie mogą przystąpić do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dotyczy to pracowników, którzy ukończyli 70 rok życia najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia.

Ta regulacja ma charakter bezwzględny i nie przewiduje żadnych wyjątków. Nawet jeśli taka osoba wyrazi chęć uczestnictwa w programie, pracodawca nie może zawrzeć w jej imieniu umowy o prowadzenie PPK. Ograniczenie to wynika z założenia, że PPK jest systemem długoterminowego oszczędzania emerytalnego, a osoby w tak zaawansowanym wieku nie będą mogły w pełni skorzystać z jego możliwości.

Granica 70 lat jest ustalana na pierwszy dzień zatrudnienia, co oznacza że jeśli pracownik ukończy ten wiek w trakcie trwania stosunku pracy, może nadal uczestniczyć w programie. Wykluczenie dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy osoba już w momencie nawiązania współpracy przekroczyła tę granicę wiekową

Ta regulacja ma na celu zapewnienie efektywnego wykorzystania środków PPK oraz skupienie programu na osobach, które mogą realnie skorzystać z długoterminowego charakteru oszczędzania emerytalnego.

Procedura zgłoszenia w okresie późniejszym

System PPK przewiduje możliwość przystąpienia do programu przez pracowników, którzy początkowo z niego zrezygnowali. Ta elastyczność jest ważna z perspektywy zmieniających się potrzeb finansowych oraz możliwości pracowników w zakresie dodatkowego oszczędzania emerytalnego.

Lista uczestników jest przekazywana do instytucji finansowej razem z umową o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych. W przypadku gdy pracownicy początkowo złożyli rezygnację, a następnie zdecydowali się przystąpić do programu w późniejszym okresie, konieczne jest zastosowanie odrębnej procedury.

Zgłoszenie pracownika przystępującego do PPK w okresie późniejszym musi zostać wysłane do instytucji finansowej niezwłocznie po podjęciu decyzji o uczestnictwie. Wpłaty należy naliczyć już od kolejnej wypłaty wynagrodzenia następującej po dniu zgłoszenia. Ta regulacja zapewnia szybkie włączenie pracownika do systemu oszczędzania

Pani Marta została zatrudniona w nowej firmie na okres próbny od 11 listopada 2024 roku i początkowo zrezygnowała z przystąpienia do PPK. Jednak 20 lutego 2025 roku zdecydowała się na udział w programie, składając odpowiedni wniosek. Pracodawca powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK niezwłocznie, a wpłaty do PPK pobrać już od kolejnego wypłaconego wynagrodzenia.

Ta procedura pozwala na elastyczne zarządzanie uczestnictwem w programie oraz uwzględnia zmieniające się potrzeby i możliwości finansowe pracowników. Jednocześnie zapewnia sprawne funkcjonowanie systemu poprzez jasne określenie momentu rozpoczęcia wpłat.

Najczęstsze pytania

Czy pracownik zatrudniony na umowę zlecenia może przystąpić do PPK?

Tak, ale tylko jeśli podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Studenci i uczniowie do 26 roku życia na umowach zlecenia są zwolnieni z ubezpieczeń, więc nie mogą uczestniczyć w PPK. Pozostałe osoby na zleceniach, które opłacają składki emerytalno-rentowe, mogą być zgłoszone do programu na takich samych zasadach jak pracownicy etatowi.

Kiedy pracodawca może zgłosić pracownika do PPK najwcześniej?

Najwcześniej po 14 dniach zatrudnienia, pod warunkiem że pracownik spełnia wszystkie kryteria uczestnictwa. Od maja 2022 roku pracodawcy mają możliwość wcześniejszego zapisania pracownika do PPK, nie czekając pełnych 3 miesięcy. Maksymalny termin na zgłoszenie wynosi do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy zatrudnienia.

Co się dzieje z PPK podczas urlopu macierzyńskiego?

Pracownik pozostaje uczestnikiem PPK, ale w okresie urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego nie są naliczane składki ze względu na brak wypłacanego wynagrodzenia. Wpłaty do PPK zostają wznowione automatycznie po powrocie do aktywnej pracy, podczas naliczania pierwszego wynagrodzenia po urlopie.

Czy osoba po 55 roku życia musi składać wniosek o PPK?

Zależy od momentu ukończenia 55 lat w relacji do daty zatrudnienia. Jeśli osoba ukończyła 55 lat przed rozpoczęciem pracy, musi złożyć wniosek o przystąpienie do PPK. Jeśli ukończy 55 lat już w trakcie zatrudnienia, pozostaje automatycznie w programie. Pracodawca ma obowiązek poinformować o możliwości złożenia wniosku.

Czy można przystąpić do PPK po wcześniejszej rezygnacji?

Tak, pracownik może w każdym momencie zdecydować o przystąpieniu do PPK, nawet jeśli wcześniej złożył rezygnację. Pracodawca musi niezwłocznie zawrzeć umowę o prowadzenie PPK i rozpocząć naliczanie wpłat od kolejnego wynagrodzenia. Zgłoszenie należy przekazać do instytucji finansowej bez zbędnej zwłoki.

Jakie okresy zatrudnienia są wliczane do wymaganego minimum?

Wliczane są wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy z ostatnich 12 miesięcy, pod warunkiem objęcia ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. Uwzględnia się również okresy u poprzedników prawnych pracodawcy. Nie wlicza się okresów współpracy bez ubezpieczeń, jak praca studencka do 26 roku życia na umowach zlecenia.