Ulga na złe długi w zeznaniu rocznym - jak wykazać

Ulga na złe długi stanowi istotny mechanizm podatkowy umożliwiający przedsiębiorcom korektę podstawy opodatkowania w przypadku nieuregulowanych należności. Ten instrument fiskalny pozwala na sprawiedliwe rozliczenie sytuacji, gdy kontrahent nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań płatniczych, co ma bezpośredni wpływ na rzeczywistą sytuację finansową podatnika.

Mechanizm ten funkcjonuje zarówno w systemie podatku VAT, jak i w podatkach dochodowych - podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz podatku dochodowym od osb prawnych. Właściwe zastosowanie ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym wymaga znajomości szczegółowych procedur i odpowiedniego wypełnienia konkretnych pozycji w formularzach podatkowych.

Zasady funkcjonowania ulgi na złe długi

Ulga na złe długi polega na korekcie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, która może nastąpić zarówno w kierunku zwiększenia, jak i zmniejszenia tej podstawy. Mechanizm ten jest bezpośrednio związany z faktem niezapłacenia faktur lub nieotrzymania środków pieniężnych z tytułu wystawionych dokumentów sprzedaży.

Funkcjonowanie ulgi zależy fundamentalnie od pozycji podatnika w relacji handlowej. Każda ze stron transakcji - wierzyciel i dłużnik - podlega odmiennym regułom rozliczania ulgi na złe długi, co wynika z różnego charakteru ich zobowiązań podatkowych.

Kluczowe zasady dla różnych stron transakcji:

1. Analiza pozycji w transakcji - określenie czy jesteś wierzycielem czy dłużnikiem
2. Weryfikacja upływu 90-dniowego terminu od daty płatności wskazanej na fakturze
3. Ustalenie kwoty podlegającej korekcie - całość lub część nieuregulowanej należności
4. Wybór momentu rozliczenia - w trakcie roku lub w zeznaniu rocznym
5. Dokumentowanie transakcji - gromadzenie niezbędnych dowodów księgowych

W przypadku dłużnika, który nie uregulował należności wobec kontrahenta, obowiązuje zasada obligatoryjnego zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nie zapłacił za otrzymane towary lub usługi, a od terminu płatności upłynęło 90 dni, musi dokonać korekty polegającej na zwiększeniu podstawy opodatkowania. Ta regulacja ma na celu zapobieganie sytuacjom, w których podatnik odlicza koszty za świadczenia, za które faktycznie nie zapłacił.

Dla wierzyciela sytuacja przedstawia się odmiennie - ma on prawo, ale nie obowiązek dokonania korekty podstawy opodatkowania. Jeśli należność nie została uregulowana przez kontrahenta w terminie przekraczającym 90 dni od daty płatności, wierzyciel może zmniejszyć swoje przychody o wartość tej należności. To uprawnienie pozwala na odzyskanie części zapłaconego wcześniej podatku dochodowego.

Kluczowym elementem mechanizmu ulgi jest 90-dniowy okres, który liczony jest od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze, rachunku lub w umowie. Ten termin ma charakter bezwzględny i jego przekroczenie uruchamia możliwość lub obowiązek zastosowania ulgi na złe długi.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy wystawił fakturę za towar o wartości 15 000 złotych z terminem płatności do 30 kwietnia. Kontrahent nie uregulował należności w wyznaczonym terminie. Po upływie 90 dni, czyli od 29 lipca, przedsiębiorca może zastosować ulgę na złe długi, zmniejszając swoją podstawę opodatkowania o kwotę 15 000 złotych.

Ulga na złe długi w zeznaniu rocznym - podstawy prawne

Przepisy regulujące rozliczenie ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym zostały szczegółowo określone w artykule 26i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz artykule 18f ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Te regulacje prawne stanowią podstawę dla wszystkich korekt dokonywanych w rocznych zeznaniach podatkowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podstawa obliczenia podatku ustalona według ustaw o podatku dochodowym może być modyfikowana w dwóch kierunkach. Po pierwsze, może zostać zmniejszona o zaliczaną do przychodów należnych wartość wierzytelności o zapłatę świadczenia pieniężnego, która nie została uregulowana lub zbyta. Po drugie, podstawa ta podlega zwiększeniu o zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów wartość zobowiązania do zapłaty świadczenia pieniężnego, które nie zostało uregulowane.

Elementy wymagające szczególnej uwagi:

• Właściwe określenie roku podatkowego dla rozliczenia ulgi
• Weryfikacja spełnienia wszystkich ustawowych przesłanek
• Dokumentowanie nieuregulowanych należności i zobowiązań
• Kontrola terminów płatności wskazanych w dokumentach
• Monitorowanie ewentualnych częściowych płatności

W przypadku podatników, którzy ponieśli stratę ze źródła związanego z transakcją handlową, przepisy przewidują analogiczne zasady korekty, jednak dotyczą one kwoty straty. Strata może być zwiększona o wartość nieściągniętej wierzytelności w przypadku wierzyciela lub zmniejszona o wartość nieuregulowanego zobowiązania w przypadku dłużnika.

Istotną kwestią jest możliwość stosowania ulgi na złe długi już w trakcie roku podatkowego. Podatnicy mogą dokonywać korekt na etapie obliczania zaliczek na podatek dochodowy, gdy w ciągu roku minęło 90 dni od upływu terminu na uregulowanie faktury. Jeżeli ulga została zastosowana w trakcie roku, musi być również uwzględniona w zeznaniu rocznym.

Alternatywnie, podatnicy mogą nie rozliczać ulgi na bieżąco, a dokonać tego dopiero na etapie przygotowywania zeznania rocznego. Ta opcja daje możliwość oczekiwania na ewentualne uregulowanie faktury przez kontrahenta do dnia złożenia zeznania rocznego, co może wpłynąć na ostateczne rozliczenie ulgi.

Ulga na złe długi w zeznaniu PIT-36

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą i opodatkowujący przychody według skali podatkowej rozliczają ulgę na złe długi w zeznaniu rocznym PIT-36. Procedura ta dotyczy przedsiębiorców stosujących zasady ogólne opodatkowania, którzy muszą uwzględnić korekty podstawy obliczenia podatku wynikające z nieuregulowanych należności lub zobowiązań.

Procedura wypełniania sekcji H.6 w PIT-36:

1. Identyfikacja nieuregulowanych transakcji - przegląd wszystkich faktur z upływającym 90-dniowym terminem
2. Segregacja według roli w transakcji - podział na należności (wierzyciel) i zobowiązania (dłużnik)
3. Obliczenie kwot netto - ustalenie wartości bez podatku VAT dla każdej transakcji
4. Wypełnienie pozycji H.6.1 - wpisanie kwot należności nieściągniętych od kontrahentów
5. Wypełnienie pozycji H.6.2 - wpisanie kwot zobowiązań nieuregulowanych wobec dostawców
6. Weryfikacja obliczeń - sprawdzenie poprawności automatycznych kalkulacji w pozycji 276

W formularzu PIT-36 ulga na złe długi wykazywana jest w sekcji H.6, która została specjalnie przeznaczona do rozliczania korekt związanych z transakcjami handlowymi. Sekcja ta zawiera dwie kluczowe pozycje odpowiadające różnym rolom podatnika w relacji handlowej.

Pozycja H.6.1 przeznaczona jest dla przedsiębiorców występujących w roli wierzyciela. W tej pozycji należy wpisać kwotę z faktury sprzedaży, za którą nie otrzymano należności w całości lub części. Kwota ta zostanie wykorzystana do zmniejszenia podstawy obliczenia podatku, co pozwoli na odzyskanie części zapłaconego wcześniej podatku dochodowego.

Pozycja H.6.2 służy przedsiębiorcom będącym dłużnikami w transakcji handlowej. Tutaj wpisuje się kwotę z faktury otrzymanej od dostawcy, za którą nie dokonano płatności w całości lub części. Ta kwota spowoduje zwiększenie podstawy obliczenia podatku, co jest obligatoryjną korektą wymaganą przez przepisy podatkowe.

Po wypełnieniu odpowiednich pozycji w sekcji H.6, system automatycznie dokona kalkulacji skorygowanej podstawy obliczenia podatku. Wynik tej korekty zostanie wykazany w pozycji 276 znajdującej się w części H.6.3, która przedstawia podstawę obliczenia podatku po uwzględnieniu wszystkich korekt związanych z ulgą na złe długi.

Praktyczne zastosowanie ulgi na złe długi w zeznaniu PIT-36 można zobrazować na przykładzie przedsiębiorcy, który osiągnął dochód w wysokości 60 000 złotych i jednocześnie nie otrzymał płatności za fakturę sprzedaży o wartości 10 000 złotych netto. W takim przypadku, w pozycji H.6.1 zostanie wpisana kwota 10 000 złotych, co spowoduje zmniejszenie podstawy obliczenia podatku do 50 000 złotych. Ostateczna podstawa opodatkowania wykazana w pozycji 276 wyniesie właśnie 50 000 złotych.

Ulga na złe długi w zeznaniu PIT-36L

Przedsiębiorcy stosujący podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej rozliczają ulgę na złe długi w zeznaniu rocznym PIT-36L. Ten formularz podatkowy zawiera specjalną sekcję przeznaczoną do korekt związanych z nieuregulowanymi należnościami i zobowiązaniami handlowymi.

W formularzu PIT-36L ulga na złe długi jest wykazywana w sekcji G.5, która została zaprojektowana specjalnie dla potrzeb rozliczania transakcji handlowych objętych przepisami o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w płatnościach. Sekcja ta zawiera dwie kluczowe komórki odpowiadające różnym pozycjom podatnika w relacji handlowej.

Komórka 67 znajdująca się w pozycji G.5.1 przeznaczona jest dla przedsiębiorców występujących w roli dłużnika. Tutaj należy wpisać kwotę faktury otrzymanej od sprzedawcy, której nie uregulowano w całości lub części. Wpisanie kwoty w tej pozycji spowoduje zwiększenie podstawy obliczenia podatku liniowego, co jest obligatoryjną korektą wymaganą przepisami.

Komórka 68 w pozycji G.5.2 służy przedsiębiorcom będącym wierzycielami w transakcji handlowej. W tej komórce wpisuje się kwotę faktury wystawionej dla kontrahenta, za którą nie otrzymano zapłaty w całości lub części. Ta kwota zostanie wykorzystana do zmniejszenia podstawy obliczenia podatku liniowego.

Praktyczne zastosowanie ulgi w zeznaniu PIT-36L można przedstawić na przykładzie przedsiębiorcy, który osiągnął dochód 100 000 złotych po wszystkich odliczeniach i jednocześnie nie otrzymał płatności za fakturę sprzedaży o wartości 20 000 złotych netto. W komórce 68 zostanie wpisana kwota 20 000 złotych, co spowoduje zmniejszenie podstawy obliczenia podatku liniowego do 80 000 złotych.

Odmienna sytuacja występuje w przypadku przedsiębiorcy-dłużnika, który nie uregulował zobowiązania wobec dostawcy. Jeśli podatnik osiągnął dochód 50 000 złotych i nie zapłacił za fakturę o wartości 15 000 złotych, w komórce 67 zostanie wpisana kwota 15 000 złotych. W rezultacie podstawa obliczenia podatku liniowego wzrośnie do 65 000 złotych.

Korekty dokonywane w sekcji G.5 mają bezpośredni wpływ na obliczenie ostatecznej kwoty podatku liniowego. System automatycznie uwzględnia wprowadzone zmiany przy kalkulacji podatku należnego, co może skutkować zmniejszeniem kwoty do dopłaty lub zwiększeniem kwoty zwrotu podatku.

Ulga na złe długi w zeznaniu PIT-28

Przedsiębiorcy opodatkowujący swoje przychody ryczałtem ewidencjonowanym również mają możliwość oraz w określonych przypadkach obowiązek uwzględnienia ulgi na złe długi w swoim zeznaniu rocznym. Rozliczenie to odbywa się za pomocą formularza PIT-28, który zawiera specjalną sekcję przeznaczoną do korekt związanych z transakcjami handlowymi.

W zeznaniu PIT-28 ulga na złe długi wykazywana jest w sekcji H, która została przystosowana do potrzeb podatników stosujących różne stawki ryczałtu ewidencjonowanego. Sekcja ta składa się z dwóch głównych części odpowiadających pozycji podatnika jako dłużnika lub wierzyciela w transakcji handlowej.

Etapy rozliczania ulgi w PIT-28:

1. Określenie statusu w transakcji - ustalenie czy występujesz jako dłużnik czy wierzyciel
2. Identyfikacja właściwej stawki ryczałtu - sprawdzenie obowiązującej stawki dla danego rodzaju działalności
3. Wypełnienie sekcji H.1 - dla zobowiązań nieuregulowanych (pozycja dłużnika)
4. Wypełnienie sekcji H.2 - dla należności nieściągniętych (pozycja wierzyciela)
5. Zaznaczenie odpowiedniej stawki - wybór właściwej komórki dla stosowanego ryczałtu
6. Kontrola spójności danych - weryfikacja zgodności kwot i stawek

Część H.1 z komórką 144 przeznaczona jest dla przedsiębiorców występujących w roli dłużnika. Tutaj wpisuje się kwotę faktury otrzymanej od sprzedawcy, której nie uregulowano w całości lub części. Dodatkowo, podatnik musi wskazać stosowaną stawkę ryczałtu poprzez zaznaczenie odpowiedniej komórki w przedziale od 145 do 154, co pozwala systemowi na prawidłowe naliczenie podatku.

Część H.2 z komórką 157 służy przedsiębiorcom będącym wierzycielami w transakcji handlowej. W tej komórce wpisuje się kwotę faktury sprzedaży wystawionej dla kontrahenta, za którą nie otrzymano zapłaty w całości lub części. Podobnie jak w przypadku dłużnika, należy również wskazać stosowaną stawkę ryczałtu w komórkach od 158 do 167.

Praktyczne zastosowanie ulgi na złe długi w ryczałcie ewidencjonowanym można zilustrować przykładem przedsiębiorcy stosującego stawkę 8,5 procent, który osiągnął przychód 90 000 złotych i nie otrzymał płatności za fakturę o wartości 8 000 złotych. W komórce 157 zostanie wpisana kwota 8 000 złotych, a w komórce 161 ta sama kwota ze względu na stosowanie stawki 8,5 procent. W rezultacie przychód do opodatkowania zmniejszy się do 82 000 złotych.

Odmienny przykład dotyczy przedsiębiorcy-dłużnika stosującego stawkę 12 procent, który osiągnął przychód 70 000 złotych i nie zapłacił za faktury o łącznej wartości 12 000 złotych. W komórce 144 zostanie wpisana kwota 12 000 złotych, a w komórce 150 ta sama kwota ze względu na stosowanie stawki 12 procent. Przychód do opodatkowania wzrośnie do 82 000 złotych.

• Wypełnienie sekcji H wymaga szczególnej uwagi przy wyborze odpowiedniej stawki ryczałtu
• Kwoty wpisywane w poszczególnych komórkach muszą odpowiadać wartości netto faktur
• Korekta wpływa bezpośrednio na podstawę obliczenia ryczałtu ewidencjonowanego
• System automatycznie uwzględnia wprowadzone zmiany przy obliczaniu podatku należnego

Ulga na złe długi w zeznaniu CIT-8

Osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą rozliczają ulgę na złe długi w zeznaniu rocznym CIT-8, które stanowi podstawowy formularz dla rozliczenia podatku dochodowego od osób prawnych. Procedura ta dotyczy wszystkich spółek oraz innych podmiotów prawnych, które w swojej działalności napotykają problemy z nieuregulowanymi należnościami lub zobowizaniami handlowymi.

W formularzu CIT-8 ulga na złe długi jest wykazywana w sekcji E.5, która została specjalnie zaprojektowana dla potrzeb rozliczania korekt związanych z transakcjami handlowymi objętymi ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w płatnościach. Sekcja ta zawiera dwie podstawowe pozycje odpowiadające różnym rolom podatnika w relacji handlowej.

Pozycja E.5.1 z komórką 121 przeznaczona jest dla przedsiębiorców występujących w roli wierzyciela. Tutaj należy wpisać kwotę faktury sprzedaży wystawionej dla kontrahenta, za którą nie otrzymano zapłaty w całości lub części. Kwota ta zostanie wykorzystana do zmniejszenia podstawy obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych, co może skutkować zmniejszeniem podatku należnego lub zwiększeniem kwoty zwrotu.

Pozycja E.5.2 z komórką 124 służy przedsiębiorcom będącym dłużnikami w transakcji handlowej. W tej komórce wpisuje się kwotę faktury otrzymanej od dostawcy, której nie uregulowano w całości lub części. Ta korekta spowoduje zwiększenie podstawy obliczenia podatku, co jest obligatoryjną procedurą wymaganą przez przepisy podatkowe.

Praktyczne zastosowanie ulgi na złe długi w zeznaniu CIT-8 można przedstawić na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która osiągnęła dochód 300 000 złotych po wszystkich odliczeniach i nie otrzymała płatności za fakturę sprzedaży o wartości 35 000 złotych. W komórce 121 zostanie wpisana kwota 35 000 złotych, co spowoduje zmniejszenie podstawy obliczenia podatku CIT do 265 000 złotych.

System podatkowy automatycznie uwzględni wprowadzoną korektę przy obliczaniu ostatecznej kwoty podatku należnego. W przypadku spółki z przykładu, przy zastosowaniu standardowej stawki 19 procent, podatek zostanie obliczony od skorygowanej podstawy 265 000 złotych zamiast od pierwotnej kwoty 300 000 złotych.

Korekty dokonywane w sekcji E.5 mają znaczący wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa, szczególnie w przypadku większych kwot nieuregulowanych należności. Właściwe rozliczenie ulgi na złe długi może przyczynić się do optymalizacji obciążeń podatkowych i poprawy sytuacji finansowej spółki.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmująca się dystrybucją sprzętu elektronicznego nie otrzymała płatności za dostawę o wartości 45 000 złotych netto od jednego z głównych odbiorców. Po upływie 90 dni od terminu płatności spółka skorzystała z ulgi na złe długi, wpisując tę kwotę w pozycji E.5.1 zeznania CIT-8. Dzięki temu zmniejszyła podstawę opodatkowania i odzyskała część zapłaconego wcześniej podatku dochodowego.

Terminy i warunki stosowania ulgi

Stosowanie ulgi na złe długi podlega ściśle określonym terminom i warunkom, które muszą być spełnione łącznie, aby podatnik mógł skorzystać z tego mechanizmu podatkowego. Najważniejszym warunkiem jest upływ 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze, rachunku lub w umowie między stronami transakcji.

Szczegółowy harmonogram stosowania ulgi:

1. Weryfikacja terminu płatności - sprawdzenie daty wskazanej na fakturze lub w umowie
2. Obliczenie 90-dniowego okresu - ustalenie dokładnej daty uprawniającej do ulgi
3. Kontrola statusu płatności - potwierdzenie braku uregulowania należności
4. Ocena kwalifikowalności transakcji - sprawdzenie czy dotyczy transakcji handlowej
5. Wybór momentu rozliczenia - decyzja o zastosowaniu ulgi w trakcie roku lub w zeznaniu
6. Dokumentowanie procedury - gromadzenie dowodów potwierdzających spełnienie warunków

Termin 90 dni ma charakter bezwzględny i rozpoczyna się od dnia następującego po upływie terminu płatności wskazanego w dokumencie sprzedaży lub umowie. Jeśli na fakturze wskazano termin płatności na dzień 15 marca, to 90-dniowy okres rozpocznie się 16 marca i zakończy 14 czerwca. Dopiero po tym terminie możliwe będzie zastosowanie ulgi na złe długi.

Kolejnym istotnym warunkiem jest to, że należność musi pozostawać nieuregulowana lub niezbyta w momencie składania zeznania podatkowego. Oznacza to, że jeśli kontrahent ureguluje zobowiązanie przed złożeniem zeznania rocznego, ulga na złe długi nie może być zastosowana, nawet jeśli wcześniej upłynął wymagany 90-dniowy okres.

Warunkiem koniecznym jest również to, że transakcja musi być objęta definicją transakcji handlowej w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w płatnościach handlowych. Oznacza to, że ulga dotyczy wyłącznie świadczeń pieniężnych wynikających z umów między przedsiębiorcami lub między przedsiębiorcami a jednostkami sektora publicznego.

Podatnicy mają możliwość stosowania ulgi na złe długi w dwóch momentach: w trakcie roku podatkowego przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy lub w zeznaniu rocznym. Jeśli ulga została zastosowana w trakcie roku, musi być również uwzględniona w zeznaniu rocznym, co zapewnia spójność rozliczeń podatkowych.

W przypadku wyboru opcji rozliczenia ulgi dopiero w zeznaniu rocznym, podatnik może oczekiwać na ewentualne uregulowanie należności przez kontrahenta aż do dnia złożenia zeznania. Ta elastyczność pozwala na optymalne zarządzanie rozliczeniami podatkowymi w zależności od sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Dokumentacja i ewidencja

Właściwe prowadzenie dokumentacji związanej z ulgą na złe długi stanowi kluczowy element prawidłowego rozliczenia tego mechanizmu podatkowego. Podatnicy muszą gromadzić i przechowywać odpowiednie dokumenty, które potwierdzają spełnienie wszystkich warunków niezbędnych do zastosowania ulgi.

Podstawowym dokumentem jest faktura lub rachunek wystawiony przez sprzedawcę, na którym musi być wyraźnie określony termin płatności. Dokument ten stanowi punkt odniesienia dla obliczenia 90-dniowego okresu wymaganego do zastosowania ulgi na złe długi. W przypadku braku terminu płatności na fakturze, należy kierować się postanowieniami umowy zawartej między stronami.

Podatnicy powinni również prowadzić szczegółową ewidencję należności i zobowiązań, która pozwoli na identyfikację transakcji objętych ulgą na złe długi. Ewidencja powinna zawierać informacje o numerze faktury, dacie wystawienia, terminie płatności, kwocie należności oraz statusie płatności na koniec roku podatkowego.

Procedura organizacji dokumentacji:

1. Systematyzacja faktur - uporządkowanie dokumentów według terminów płatności
2. Prowadzenie rejestru należności - ewidencja wszystkich wystawionych faktur z terminami
3. Monitoring zobowiązań - śledzenie statusu płatności otrzymanych faktur
4. Dokumentowanie działań windykacyjnych - archiwizacja korespondencji z dłużnikami
5. Rejestrowanie częściowych płatności - szczegółowa ewidencja wpłat z datami
6. Przechowywanie dowodów - organizacja systemu archiwizacji na wymagany okres

W przypadku częściowych płatności od kontrahenta, konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji wpłat z datami ich otrzymania. Ta dokumentacja pozwoli na prawidłowe ustalenie kwoty podlegającej korekcie w ramach ulgi na złe długi oraz na wykazanie, która część należności pozostaje nieuregulowana.

Istotnym elementem dokumentacji są również dowody podjętych działań windykacyjnych wobec dłużnika. Chociaż przepisy nie wymagają prowadzenia postępowania windykacyjnego jako warunku zastosowania ulgi, posiadanie takiej dokumentacji może być pomocne w przypadku kontroli podatkowej.

Podatnicy stosujący ulgę na złe długi powinni również dokumentować moment ewentualnego uregulowania należności przez kontrahenta. Jeśli płatność nastąpi po zastosowaniu ulgi, konieczne będzie dokonanie korekty rozliczenia w odpowiednim okresie podatkowym.

• Faktury i rachunki z wyraźnie określonym terminem płatności
• Umowy handlowe zawierające postanowienia o terminach płatności
• Ewidencja należności i zobowiązań z podziałem na poszczególne transakcje
• Dokumentacja częściowych płatności otrzymanych od kontrahentów
• Dowody działań windykacyjnych podjętych wobec dłużników
• Potwierdzenia ewentualnych późniejszych płatności od kontrahentów

Najczęstsze pytania

Tak, ulga na złe długi może być stosowana częściowo. Jeśli kontrahent uregulował tylko część zobowiązania, korekcie podlega wyłącznie nieuregulowana część należności. Konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji wpłat z datami ich otrzymania, aby prawidłowo ustalić kwotę podlegającą korekcie.

Ulgę na złe długi wykazuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty. Oznacza to, że korekta następuje w zeznaniu za rok, w którym minął wymagany termin, a nie za rok wystawienia faktury.

Nie, przepisy podatkowe nie wymagają prowadzenia postępowania windykacyjnego jako warunku zastosowania ulgi na złe długi. Wystarczy, że należność pozostaje nieuregulowana po upływie 90 dni od terminu płatności. Jednak dokumentacja działań windykacyjnych może być pomocna podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Jeśli kontrahent ureguluje należność po zastosowaniu ulgi na złe długi, konieczne będzie dokonanie korekty rozliczenia w odpowiednim okresie podatkowym. Wierzyciel będzie musiał zwiększyć podstawę opodatkowania o otrzymaną płatność, natomiast dłużnik będzie mógł ponownie zaliczyć zapłaconą kwotę do kosztów uzyskania przychodów.

Nie, ulga na złe długi dotyczy wyłącznie transakcji handlowych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w płatnościach. Oznacza to, że mechanizm ten obejmuje jedynie świadczenia pieniężne wynikające z umów między przedsiębiorcami lub między przedsiębiorcami a jednostkami sektora publicznego, a nie transakcje z konsumentami.