Procedura SME dla polskich firm - zwolnienie z VAT w UE 2025

Od stycznia 2025 roku polscy przedsiębiorcy zyskali nowe możliwości w zakresie rozliczania podatku VAT w krajach Unii Europejskiej. Wprowadzenie procedury SME (Small and Medium Enterprises) oznacza rewolucyjną zmianę dla małych i średnich firm prowadzących działalność transgraniczną. Dzięki nowym regulacjom, polscy podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie tylko w Polsce, ale również w innych państwach członkowskich UE, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.

Procedura SME stanowi implementację dyrektywy Rady UE 2020/285, która umożliwiła państwom członkowskim dobrowolne wprowadzenie uproszczonych zasad dla małych przedsiębiorstw. Polska zdecydowała się na pełne wdrożenie tych regulacji, wprowadzając odpowiednie przepisy w ustawie o podatku od towarów i usług. Nowe możliwości obejmują zarówno polskich przedsiębiorców chcących sprzedawać do innych krajów UE, jak i zagranicznych podatników planujących działalność na polskim rynku.

Podstawowe zasady procedury SME w Polsce

Procedura szczególna dla małych przedsiębiorstw opiera się na zasadzie wzajemności między krajami UE, które zdecydowały się na jej implementację. Oznacza to, że polski podatnik może skorzystać ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim tylko wtedy, gdy to państwo również wprowadziło odpowiednie regulacje SME. Równocześnie zagraniczni przedsiębiorcy z krajów UE mogą korzystać ze zwolnienia na polskim rynku, jeśli spełniają określone warunki.

Kluczowym elementem procedury jest rozróżnienie między dwoma grupami podatników. Pierwszą grupę stanowią zagraniczni podatnicy z UE, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale chcą sprzedawać towary lub świadczyć usługi na polskim rynku. Druga grupa to polscy przedsiębiorcy z siedzibą w Polsce, którzy planują rozszerzyć swoją działalność na inne kraje UE.

Procedura SME wprowadza znaczące uproszczenia administracyjne dla małych przedsiębiorstw. Zamiast konieczności rejestracji do VAT w każdym kraju UE osobno, przedsiębiorca może skorzystać z jednolitego systemu zwolnień. To rozwiązanie eliminuje większość barier biurokratycznych, które dotychczas zniechęcały małe firmy do ekspansji zagranicznej.

Warunki dla polskich podatników korzystających z SME

Polski przedsiębiorca planujący skorzystanie z procedury SME musi spełnić szereg precyzyjnie określonych warunków. Podstawowym wymogiem jest posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przy jednoczesnym braku siedziby działalności w krajach UE, w których zamierza korzystać ze zwolnienia z VAT.

Najważniejszym kryterium finansowym jest limit rocznego obrotu na terytorium całej Unii Europejskiej. Wartość ta nie może przekroczyć 100 000 euro w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym, przy czym kwota ta jest liczona z wyłączeniem podatku VAT. Do tego limitu wliczane są wszystkie obroty realizowane w ramach procedury SME we wszystkich krajach UE, łącznie z obrotami krajowymi w Polsce.

1. Sprawdzenie posiadania siedziby działalności gospodarczej w Polsce
2. Weryfikacja braku siedziby w krajach docelowych UE
3. Obliczenie łącznego rocznego obrotu w całej UE
4. Potwierdzenie nieprzekroczenia limitu 100 000 euro
5. Sprawdzenie czy docelowe kraje UE uczestniczą w procedurze SME
6. Weryfikacja spełnienia krajowych warunków zwolnienia w każdym docelowym kraju

Składniki limitu 100 000 euro obejmują krajowy limit zwolnienia z VAT w Polsce wynoszący 200 000 złotych oraz krajowe limity zwolnienia z VAT we wszystkich krajach UE, do których będzie kierowana sprzedaż. Oznacza to, że przedsiębiorca musi na bieżąco monitorować swoje obroty we wszystkich jurysdykcjach, aby nie przekroczyć żadnego z obowiązujących limitów.

Różnice w krajowych regulacjach SME

Dyrektywa UE pozostawia państwom członkowskim znaczną swobodę w kształtowaniu szczegółowych przepisów dotyczących procedury SME. Każdy kraj może indywidualnie określić towary lub usługi wymagające natychmiastowej rejestracji do VAT, transakcje wyłączone z możliwości korzystania ze zwolnienia, oraz krajowe progi zwolnienia podmiotowego z VAT.

Różnice w krajowych regulacjach dotyczą również okresów karencji, obowiązków formalnych, oraz uproszczeń dla zagranicznych podatników. Na przykład, Niemcy nie stosują okresu przejściowego w przypadku przekroczenia limitu obrotu, podczas gdy Czechy przewidują taki okres przejściowy. Austria z kolei stosuje okres przejściowy tylko wtedy, gdy krajowy próg roczny zostanie przekroczony o nie więcej niż 10 procent.

W większości krajów UE transakcje wyłączone ze zwolnienia z VAT w ramach SME obejmują sporadyczne transakcje, takie jak dostawa budynków przed pierwszym zasiedleniem lub dostawa terenów budowlanych. Dodatkowo wyłączeniu podlegają transgraniczne dostawy nowych środków transportu między państwami członkowskimi.

Praktyczne przykłady stosowania procedury SME

Zastosowanie procedury SME w praktyce najlepiej ilustrują konkretne przykłady biznesowe. Rozważmy sytuację polskiego przedsiębiorcy zwolnionego z VAT, który w okresie od stycznia do czerwca 2025 roku osiągnął sprzedaż krajową w wysokości 230 000 złotych, co odpowiada około 53 905 euro. Dodatkowo, w tym samym okresie zrealizował sprzedaż w Estonii na kwotę 41 000 euro.

W takim przypadku przedsiębiorca przekroczył zarówno polski limit zwolnienia (200 000 złotych), jak i estoński limit (40 000 euro), co skutkuje utratą możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT w obu krajach. Jednakże łączny obrót w UE wynosi około 94 905 euro, co oznacza, że nie przekroczył jeszcze rocznego limitu 100 000 euro dla całej UE. W konsekwencji może nadal sprzedawać do innych krajów UE, dysponując pozostałym limitem około 5 095 euro.

Polski przedsiębiorca prowadzący sprzedaż internetową osiągnął w pierwszych czterech miesiącach 2025 roku obrót krajowy 90 000 złotych oraz łączną sprzedaż do pięciu krajów UE w wysokości 95 000 euro, nie przekraczając krajowych limitów w żadnym z tych państw. Mimo to przekroczył unijny limit 100 000 euro, co oznacza utratę możliwości korzystania ze zwolnienia SME w całej UE, zachowując jednocześnie zwolnienie krajowe w Polsce.

Drugi przykład dotyczy przedsiębiorcy, który w okresie od stycznia do kwietnia 2025 roku uzyskał sprzedaż krajową 90 000 złotych (około 21 093 euro) oraz łączną sprzedaż do pięciu państw UE w kwocie 95 000 euro. W żadnym z krajów nie przekroczył krajowego limitu zwolnienia z VAT, jednak przekroczył roczny limit unijny wynoszący 100 000 euro. W takiej sytuacji traci możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do sprzedaży w UE, zachowując jednocześnie zwolnienie dotyczące krajowej sprzedaży w Polsce.

Proces rejestracji do procedury SME

Rejestracja do procedury SME wymaga wykonania kilku precyzyjnie określonych kroków administracyjnych. Polscy przedsiębiorcy chcący skorzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE muszą najpierw złożyć odpowiednie dokumenty do polskich organów podatkowych, które następnie koordynują proces z zagranicznymi administracjami.

Pierwszym etapem dla podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce jest przekazanie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME w innym kraju UE. Następnie należy złożyć w formie elektronicznej powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, którym jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

• Przygotowanie i złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R
• Wypełnienie elektronicznego powiadomienia o zamiarze korzystania ze zwolnienia
• Wskazanie krajów UE, w których planowana jest sprzedaż
• Oczekiwanie na weryfikację przez polskie organy podatkowe
• Otrzymanie numeru identyfikacyjnego EX lub potwierdzenia dotychczasowego numeru

Po złożeniu powiadomienia właściwy naczelnik urzędu skarbowego ma 35 dni roboczych na przesłanie informacji o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego EX lub potwierdzenia dotychczasowego numeru. Sposób odpowiedzi zależy od sytuacji podatnika i liczby krajów wskazanych w powiadomieniu.

Jeśli podatnik wskazał jedno państwo członkowskie UE i zostało potwierdzone jego prawo do korzystania ze zwolnienia w tym państwie, otrzyma informację o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX. W przypadku gdy polski numer identyfikacyjny EX został już wcześniej nadany, podatnik otrzyma potwierdzenie tego numeru.

Dokumentacja i ewidencja w procedurze SME

Kwestie związane z dokumentowaniem transakcji w ramach procedury SME stanowią istotny element praktycznego stosowania nowych regulacji. Zgodnie z polską ustawą o VAT, podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury sprzedaży w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku, zarówno na podstawie zwolnienia przedmiotowego, jak i podmiotowego.

Jednak w przypadku polskiego podatnika dokonującego sprzedaży zwolnionej z VAT w ramach procedury SME, konieczne jest sprawdzenie przepisów obowiązujących w kraju przeznaczenia tej sprzedaży. W większości państw UE, podobnie jak w Polsce, nie ma obowiązku wystawiania faktury przez podatnika korzystającego ze zwolnienia SME, ale mogą istnieć przypadki szczególne wymagające dokumentacji.

Polski przedsiębiorca zawsze może dobrowolnie wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż korzystającą ze zwolnienia z VAT w ramach SME. W takiej fakturze musi zawrzeć indywidualny numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT nadany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Nawet jeśli nie wystawia faktury, powinien podać odbiorcy ten numer, który umożliwi weryfikację ważności i zasadności zastosowania zwolnienia.

Poza obowiązkami związanymi z fakturowaniem, polski podatnik korzystający z procedury SME zobligowany jest do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Celem tej ewidencji jest ustalenie wartości sprzedaży dla porównania jej z limitem zwolnienia z VAT wynoszącym 100 000 euro. Ewidencja musi by prowadzona w sposób umożliwiający określenie obrotów w poszczególnych krajach UE oraz łącznego obrotu na całym terytorium Unii.

Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne

Procedura SME wprowadza określone obowiązki sprawozdawcze dla polskich podatników korzystających z tego systemu. Głównym obowiązkiem jest składanie informacji kwartalnych do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w terminie miesiąca od końca każdego kwartału. Termin ten obowiązuje również wtedy, gdy ostatni dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.

Informacja kwartalna musi zawierać kompleksowe dane o działalności podatnika w ramach procedury SME. Obejmuje to dane identyfikacyjne podatnika, informacje o polskim numerze identyfikacyjnym EX, szczegółowe dane o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich za dany kwartał, oraz wartości sprzedaży realizowanej na terytorium Polski.

W przypadku gdy wartość rocznej sprzedaży na terytorium UE przekroczy kwotę 100 000 euro, podatnik ma obowiązek złożenia informacji kwartalnej w skróconym terminie. Informacja ta musi być złożona w terminie 15 dni roboczych, licząc od dnia przekroczenia limitu, i powinna obejmować okres od początku kwartału do dnia przekroczenia kwoty.

Podatnik ma również obowiązek korygowania informacji kwartalnych w przypadku wykrycia błędów lub zmian w pierwotnie złożonych danych. Korekta musi być złożona niezwłocznie po wykryciu nieprawidłości, również za pośrednictwem systemu e-Urzędu Skarbowego.

Moment rozpoczęcia korzystania ze zwolnienia SME

Określenie momentu, od którego polski podatnik może faktycznie korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczania transakcji. Zgodnie z polskimi przepisami, podatnik może rozpocząć stosowanie zwolnienia dopiero od dnia, w którym został poinformowany o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX lub otrzymał potwierdzenie już posiadanego polskiego numeru identyfikacyjnego EX.

Oznacza to, że wszelkie transakcje przeprowadzone przed otrzymaniem oficjalnego potwierdzenia uprawnień do korzystania z procedury SME nie mogą być objęte zwolnieniem. Podatnik musi zachować szczególną ostrożność w planowaniu rozpoczęcia działalności transgranicznej, uwzględniając czas potrzebny na proces rejestracji i weryfikacji przez organy podatkowe.

Proces weryfikacji może zostać przedłużony, jeśli warunki uprawniające do nadania lub potwierdzenia polskiego numeru identyfikacyjnego EX wymagają dodatkowej weryfikacji. W takich przypadkach Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście może przedłużyć standardowy 35-dniowy termin do czasu zakończenia weryfikacji.

Przedsiębiorca planujący rozpoczęcie sprzedaży do Niemiec w marcu 2025 roku złożył powiadomienie o zamiarze korzystania z procedury SME w styczniu. Otrzymał potwierdzenie nadania numeru EX w lutym i mógł rozpocząć sprzedaż ze zwolnieniem z VAT dopiero od dnia otrzymania potwierdzenia, nie od daty złożenia wniosku.

Ograniczenia i wyłączenia w procedurze SME

Procedura SME, mimo swoich licznych zalet, nie obejmuje wszystkich rodzajów transakcji gospodarczych. Większość krajów UE wprowadza określone wyłączenia, które wykluczają niektóre kategorie sprzedaży z możliwości korzystania ze zwolnienia. Najczęściej spotykanymi wyłączeniami są sporadyczne transakcje o charakterze inwestycyjnym oraz transgraniczne dostawy nowych środków transportu.

Sporadyczne transakcje obejmują przede wszystkim dostawy budynków lub części budynków przed pierwszym zasiedleniem oraz dostawy terenów budowlanych. Te kategorie transakcji ze względu na swoją specyfikę i wysoką wartość są wyłączone z systemu uproszczeń przewidzianych dla małych przedsiębiorstw. Podobnie transgraniczne dostawy nowych środków transportu podlegają odrębnym regulacjom VAT i nie mogą korzystać ze zwolnień SME.

Polski podatnik musi również uwzględnić specyficzne ograniczenia dotyczące sprzedaży wysyłkowej do krajów UE. Obowiązuje tu limit wartości sprzedaży wynoszący 42 000 złotych, który w całości dotyczy sprzedaży wysyłkowej do wszystkich krajów UE. Przekroczenie tego limitu obliguje podatnika do rejestracji do VAT w każdym kraju, do którego kieruje sprzedaż, albo do rejestracji do procedury VAT OSS.

Rejestracja do procedury VAT OSS stanowi alternatywę dla przedsiębiorców, którzy przekroczyli limit sprzedaży wysyłkowej lub nie mogą skorzystać z procedury SME w niektórych krajach. Procedura OSS pozwala na rozliczanie VAT w krajach UE bez konieczności rejestracji w każdym z nich osobno, ale wymaga występowania w roli czynnego podatnika VAT.

Korzyści i wyzwania procedury SME

Wprowadzenie procedury SME przynosi znaczące korzyści dla polskich małych i średnich przedsiębiorstw planujących ekspansję na rynki europejskie. Główną zaletą jest eliminacja konieczności rejestracji do VAT w każdym kraju UE osobno, co dotychczas stanowiło istotną barierę administracyjną i finansową dla małych firm. Uproszczenie procedur oznacza również redukcję kosztów związanych z obsługą księgową i prawną działalności transgranicznej.

Procedura SME umożliwia również lepsze planowanie finansowe dzięki przejrzystym limitom i zasadom. Przedsiębiorcy mogą precyzyjnie kalkulować swoje możliwości sprzedażowe w poszczególnych krajach UE, uwzględniając zarówno krajowe limity zwolnień, jak i unijny limit 100 000 euro. To pozwala na strategiczne podejście do rozwoju działalności międzynarodowej.

Jednak procedura SME niesie również określone wyzwania i ograniczenia. Najważniejszym jest konieczność ciągłego monitorowania obrotów we wszystkich krajach UE, w których przedsiębiorca prowadzi sprzedaż. Przekroczenie któregokolwiek z limitów może skutkować utratą uprawnień do zwolnienia i koniecznością szybkiej zmiany sposobu rozliczania VAT.

• Eliminacja konieczności wielokrotnej rejestracji do VAT w krajach UE
• Redukcja kosztów administracyjnych i księgowych
• Uproszczenie procedur dla małych przedsiębiorstw
• Przejrzyste limity i zasady korzystania ze zwolnień
• Możliwość strategicznego planowania ekspansji zagranicznej

Dodatkowym wyzwaniem jest różnorodność krajowych regulacji SME w poszczególnych pastwach UE. Przedsiębiorca musi zapoznać się z specyficznymi wymaganiami każdego kraju, w którym planuje prowadzić sprzedaż, co może być czasochłonne i wymagać wsparcia specjalistycznego.

Najczęstsze pytania

Nie, implementacja procedury SME jest dobrowolna dla państw członkowskich UE. Nie wszystkie kraje zdecydowały się na wprowadzenie tych regulacji od stycznia 2025 roku. Przed rozpoczęciem sprzedaży do konkretnego kraju UE należy sprawdzić na stronach Komisji Europejskiej, czy dany kraj uczestniczy w programie SME.

Maksymalny roczny obrót na terytorium całej UE nie może przekroczyć 100 000 euro, licząc bez podatku VAT. Do tego limitu wliczają się wszystkie obroty w krajach UE, łącznie z obrotami krajowymi w Polsce przeliczonymi na euro. Przekroczenie tego limitu skutkuje utratą możliwości korzystania z procedury SME.

Tak, z procedury SME mogą korzystać zarówno polscy podatnicy zwolnieni z VAT, jak i czynni podatnicy VAT. Status podatnika w Polsce nie wpływa na możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE w ramach procedury SME, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymagań.

Właściwy naczelnik urzędu skarbowego ma 35 dni roboczych na przesłanie informacji o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX lub potwierdzeniu dotychczasowego numeru. W przypadkach wymagających dodatkowej weryfikacji termin może zostać przedłużony. Korzystanie ze zwolnienia możliwe jest dopiero od dnia otrzymania potwierdzenia.

W Polsce nie ma obowiązku wystawiania faktur za sprzedaż zwolnioną z VAT, ale należy sprawdzić przepisy kraju docelowego. Nawet jeśli nie wystawiasz faktury, musisz podać odbiorcy numer identyfikacyjny EX. Możesz dobrowolnie wystawić fakturę zawierającą ten numer dla celów dokumentacyjnych.

Przekroczenie limitu skutkuje utratą możliwości korzystania z procedury SME w całej UE. Musisz złożyć informację kwartalną w terminie 15 dni roboczych od przekroczenia limitu i rozważyć rejestrację do VAT w odpowiednich krajach lub procedury VAT OSS. Zwolnienie krajowe w Polsce może być nadal dostępne, jeśli nie przekroczysz limitu 200 000 złotych.

Najczęściej wyłączeniu podlegają sporadyczne transakcje jak dostawa budynków przed pierwszym zasiedleniem, dostawa terenów budowlanych oraz transgraniczne dostawy nowych środków transportu. Każdy kraj UE może dodatkowo określić własne wyłączenia, dlatego należy sprawdzić krajowe regulacje przed rozpoczęciem sprzedaży.