Nowe technologie w księgowości - automatyzacja i digitalizacja

Nowe technologie w księgowości - jak zmieniają branżę rachunkową

Współczesne biura rachunkowe przechodzą prawdziwą rewolucję technologiczną. Właściciele firm księgowych coraz częściej inwestują w nowoczesne rozwiązania, aby zapewnić swoim klientom lepszą jakość usług i zwiększyć konkurencyjność na rynku. Digitalizacja dokumentów rozliczeniowych wprowadzana przez Ministerstwo Finansów wymusza na branży szybkie dostosowanie się do nowych warunków. Jednolity Plik Kontrolny przekazywany drogą elektroniczną oraz nadchodzący Krajowy System e-Faktur to tylko początek zmian, które czekają sektor księgowy.

Nowe technologie nie są już opcją, lecz koniecznością dla biur rachunkowych, które chcą pozostać konkurencyjne. Mikro i małe przedsiębiorstwa oczekują od swoich partnerów księgowych nie tylko podstawowej obsługi podatkowej, ale również dodatkowych usług analitycznych i doradczych. Właściciele biur rachunkowych, którzy inwestują w automatyzację i digitalizację, mogą prezentować się jako firmy podążające za najnowszymi trendami technologicznymi.

Korzyści z wdrożenia nowych technologii w księgowości

Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w biurach rachunkowych przynosi wymierne korzyści zarówno dla właścicieli firm, jak i ich klientów. Księgowi zatrudnieni w zdigitalizowanych biurach mają znacznie więcej czasu na pracę merytoryczną i podnoszenie jakości obsługi klienta. Automatyzacja podstawowych procesów eliminuje konieczność wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności.

Dzięki dedykowanemu oprogramowaniu księgowi nie muszą tracić czasu na sumowanie kolumn w arkuszach kalkulacyjnych, ręczne sprawdzanie poprawności numerów NIP kontrahentów czy przepisywanie danych z faktur do systemu księgowego. Zamiast tego mogą skupić się na kontroli poprawności rozliczeń, bieżącym monitorowaniu sytuacji finansowej w firmach klientów oraz pomocy w dostosowaniu się do zmieniających się warunków gospodarczych.

Raport "Gotowi na zmiany. Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce" przygotowany przez firmę KPMG przedstawia konkretne korzyści wynikające z wdrożenia rozwiązań technologicznych w działach podatkowych. Respondenci badania wskazywali na następujące obszary poprawy:

Dodatkowo 64 procent respondentów potwierdziło redukcję ogólnych kosztów funkcjonowania działu po wdrożeniu automatyzacji. Firma doradcza Ernst & Young w swoich analizach wskazuje, że automatyzacja może uwolnić nawet do 50 procent zasobów ludzkich w organizacji. Jednocześnie zespół w dotychczasowym składzie może sprawniej i efektywniej wykonywać powierzone zadania.

Dla klientów biur rachunkowych oznacza to przede wszystkim szybszy dostęp do informacji finansowych i podatkowych. Mowa tu nie tylko o podstawowych danych dotyczących wysokości podatków do zapłaty, ale również o szczegółowych analizach, na podstawie których przedsiębiorcy mogą podejmować strategiczne decyzje biznesowe.

Robotyzacja procesów w biurze rachunkowym

Robotyzacja, a dokładniej mówiąc wykorzystanie algorytmów automatyzujących, stanowi jeden z najważniejszych trendów w nowoczesnej księgowości. Główne zalety robotów algorytmicznych to jednoczesna dokładność i wydajność, której nie mógłby osiągnąć nawet najbardziej doświadczony pracownik wykonujący te same zadania ręcznie.

Automatyzacja najbardziej powtarzalnych zadań obejmuje przede wszystkim przenoszenie i weryfikację danych między różnymi systemami oraz generowanie standardowych raportów. Wygenerowanie kompleksowego raportu finansowego z wykorzystaniem różnych zmiennych i parametrów zajmuje algorytmom jedynie chwilę - wystarczy jedynie precyzyjne zdefiniowanie rodzajów danych, które mają zostać uwzględnione w analizie.

Robotyzacja w biurze rachunkowym wykracza daleko poza tradycyjny dział podatkowy. Coraz więcej firm korzysta z automatyzacji również w obszarze obsługi kadrowo-płacowej. Algorytmy są wykorzystywane między innymi do:

• Generowania miesięcznych raportów kadrowych dla kierownictwa
• Automatycznego tworzenia zaświadczeń dla pracowników
• Obliczania składek ZUS i podatku dochodowego
• Monitorowania terminów ważności badań lekarskich i szkoleń BHP
• Śledzenia wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników

Szczególnie warte uwagi jest rozwiązanie pozwalające pracownikom na składanie wniosków o zaświadczenia online. System automatycznie generuje wymagane dokumenty na podstawie danych z systemu kadrowego, a pracownicy mogą je pobrać bez konieczności kontaktu z działem personalnym.

Blockchain jako przyszłość bezpiecznej księgowości

Technologia blockchain, choć wciąż stosunkowo nowa w branży rachunkowej, zyskuje coraz większe zainteresowanie wśród największych firm specjalizujących się w obsłudze podatkowej. Pionierzy tej technologii inwestują w blockchain już od dłuższego czasu, dostrzegając jego ogromny potencjał dla branży księgowej.

Kluczowym atutem blockchain jest niezwykłe bezpieczeństwo przechowywania i przesyłania informacji o transakcjach. Rozproszony rejestr został tak skonstruowany, że praktycznie uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w przesyłane dane. Modyfikowanie, usuwanie czy fałszowanie wybranych elementów transakcji staje się niemożliwe dzięki kryptograficznym mechanizmom zabezpieczającym.

Mimo że obecnie technologia blockchain nie jest jeszcze w pełni wykorzystywana w codziennej praktyce biur rachunkowych, jej potencjał jest trudny do przecenienia. Wykorzystanie tej technologii pozwala nie tylko zabezpieczyć dane, ale również bezpiecznie przesłać je w formie elektronicznej między różnymi podmiotami.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której wszystkie faktury, umowy i dokumenty księgowe są automatycznie zapisywane w blockchain. Każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator kryptograficzny, a wszelkie zmiany są natychmiast widoczne dla wszystkich uprawnionych stron. Taki system eliminuje ryzyko manipulacji dokumentami i zapewnia pełną transparentność procesów księgowych.

Blockchain może stać się kolejnym krokiem w kierunku całkowitego wyeliminowania papierowych dokumentów z obiegu w biurach rachunkowych. Cyfrowe dokumenty zabezpieczone technologią blockchain będą mogły zastąpić tradycyjne faktury, umowy i inne dokumenty źródłowe, zapewniając jednocześnie wyższy poziom bezpieczeństwa niż dokumenty papierowe.

Cloud computing - księgowość w chmurze

Rozwiązania chmurowe, znane jako cloud computing, już dziś funkcjonują w wielu polskich biurach rachunkowych. Ta technologia fundamentalnie zmienia sposób współpracy między biurem rachunkowym a jego klientami, oferując bezprecedensowy poziom dostępności i wygody użytkowania.

Zasada działania cloud computing w księgowości jest stosunkowo prosta, ale niezwykle efektywna. Zarówno pracownicy biura rachunkowego opiekujący się danym klientem, jak i sam przedsiębiorca oraz wskazani przez niego pracownicy mają dostęp do tego samego oprogramowania księgowego za pośrednictwem zwykłej przeglądarki internetowej. Wystarczy login i hasło, aby w czasie rzeczywistym dokonywać operacji księgowych, sprawdzać wysokość podatków do zapłaty czy generować raporty finansowe.

Bezpieczeństwo przechowywanych danych w chmurze często przewyższa zabezpieczenia stosowane w tradycyjnych biurach rachunkowych. Dostawcy rozwiązań chmurowych oferują systemy zabezpieczeń na poziomie bankowości, z wielopoziomowym szyfrowaniem, regularnymi kopiami zapasowymi i monitorowaniem prób nieautoryzowanego dostępu.

Zalety cloud computing wykraczają daleko poza kwestie techniczne:

• Eliminacja konieczności wysyłania cyklicznych wiadomości e-mail z informacjami o wysokości podatków
• Możliwość bieżącego śledzenia wpływów i wydatków przez przedsiębiorców
• Automatyczne aktualizacje oprogramowania zgodnie z najnowszymi przepisami
• Współdzielenie dokumentów między biurem rachunkowym a klientem w czasie rzeczywistym
• Redukcja kosztów związanych z utrzymaniem lokalnej infrastruktury IT

Dostawcy oprogramowania księgowego w chmurze dbają również o to, aby system był zawsze zgodny z aktualnym stanem prawnym. Aktualizacje przepisów podatkowych są automatycznie implementowane, co eliminuje ryzyko błędów wynikających z nieznajomości najnowszych regulacji.

Wyzwania i bariery we wdrażaniu nowych technologii

Transformacja cyfrowa w biurach rachunkowych, mimo licznych korzyści, nie zawsze przebiega bez przeszkód. Właściciele firm księgowych napotykają różnorodne bariery, które mogą spowalniać lub utrudniać proces modernizacji. Zrozumienie tych wyzwań jest kluczowe dla skutecznego planowania i realizacji projektów automatyzacji.

Raport "Robot w służbie księgowości. Roboty nie odbiorą pracy księgowemu, ale ją zmienią" przygotowany przez firmę Ernst & Young szczegółowo analizuje najczęstsze przeszkody napotykane podczas wdrażania nowych technologii. Wyniki badania pokazują, że główne bariery mają zarówno charakter finansowy, jak i organizacyjny.

Interesujące jest to, że niechęć pracowników do nowych technologii znalazła się dopiero na szóstym miejscu, wskazana przez zaledwie 16 procent respondentów. Oznacza to, że obawy o postrzeganie algorytmów jako konkurencji, która może zagrozić miejscom pracy, są mniej powszechne niż można by oczekiwać.

Kluczową rolę w przełamywaniu oporu pracowników odgrywa sposób prezentowania nowych technologii przez właścicieli biur rachunkowych. Ważne jest podkreślanie, że wdrożenie automatyzacji nie stanowi pierwszego kroku do likwidacji stanowisk pracy, ale raczej możliwość uwolnienia się od najbardziej żmudnych i powtarzalnych czynności.

Pracownicy, którzy zrozumieją, że roboty przejmą rutynowe zadania, a oni będą mogli skupić się na bardziej kreatywnej i analitycznej pracy, zazwyczaj pozytywnie reagują na zmiany. Dodatkowo automatyzacja często prowadzi do wzrostu prestiżu zawodu księgowego, który ewoluuje w kierunku doradztwa biznesowego.

Wpływ na konkurencyjność biur rachunkowych

Nowe technologie w księgowości stają się coraz bardziej istotnym czynnikiem różnicującym biura rachunkowe na rynku. Mikro i małe firmy, które stanowią główną grupę klientów sektora księgowego, mają z reguły ograniczone możliwości finansowe i muszą bardzo starannie wybierać swoich partnerów biznesowych.

Przedsiębiorcy coraz częściej oczekują od biur rachunkowych nie tylko podstawowej obsługi podatkowej, ale również dodatkowych usług analitycznych i doradczych. Możliwość otrzymywania szczegółowych raportów finansowych, analiz trendów czy rekomendacji dotyczących optymalizacji podatkowej może być decydującym czynnikiem przy wyborze partnera księgowego.

Konkurencyjność technologiczna przekłada się również na efektywność operacyjną. Biura rachunkowe, które zautomatyzowały podstawowe procesy, mogą obsłużyć większą liczbę klientów bez proporcjonalnego wzrostu zatrudnienia. To z kolei pozwala na oferowanie bardziej konkurencyjnych cen usług przy zachowaniu odpowiednich marż.

Ważnym aspektem jest również wizerunek firmy. Biuro rachunkowe prezentujące się jako nowoczesne i podążające za najnowszymi trendami technologicznymi buduje zaufanie klientów i pozycjonuje się jako partner gotowy na przyszłe wyzwania. W dobie dynamicznych zmian przepisów podatkowych i rosnącej digitalizacji gospodarki, taki wizerunek może być kluczowy dla długoterminowego sukcesu.

1. Przeprowadź audyt obecnych procesów księgowych w firmie
2. Zidentyfikuj obszary o największym potencjale automatyzacji
3. Przeanalizuj dostępne rozwiązania technologiczne na rynku
4. Przygotuj budżet na wdrożenie wybranych technologii
5. Zaplanuj proces szkoleń dla pracowników
6. Wdróż pilotażowy projekt w ograniczonym zakresie
7. Oceń wyniki i rozszerz automatyzację na kolejne obszary
8. Monitoruj efektywność i dokonuj optymalizacji

Przyszłość księgowości w erze cyfrowej

Cyfrowa transformacja biur rachunkowych to proces długotrwały, który wymaga nie tylko inwestycji finansowych, ale również otwartości na zmiany i gotowości do ciągłego uczenia się. Właściciele biur rachunkowych, którzy zdecydują się na tę drogę, mogą liczyć na wymierne korzyści w perspektywie średnio i długoterminowej.

Oszczędność czasu to jedna z najważniejszych korzyści płynących z automatyzacji procesów księgowych. Pracownicy uwolnieni od rutynowych czynności mogą poświęcić więcej uwagi analizie danych, doradztwie podatkowemu i budowaniu relacji z klientami. To prowadzi do wzrostu jakości usług i satysfakcji klientów.

Redukcja kosztów operacyjnych to kolejny istotny aspekt. Automatyzacja pozwala na obsługę większej liczby klientów przy tym samym zespole lub utrzymanie dotychczasowego poziomu usług przy mniejszym nakładzie pracy. Dodatkowo eliminacja błędów ludzkich redukuje koszty związane z korektami i ewentualnymi sankcjami.

Rozwój sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego otwiera przed branżą księgową zupełnie nowe możliwości. Systemy mogą nie tylko automatyzować istniejące procesy, ale również przewidywać trendy, identyfikować anomalie i sugerować optymalne rozwiązania. Księgowi przyszłości będą prawdopodobnie pełnić rolę analityków biznesowych i strategicznych doradców swoich klientów.

Integracja różnych systemów i platform będzie kolejnym krokiem w ewolucji branży. Seamless przepływ danych między systemami księgowymi, bankowymi, e-commerce i CRM pozwoli na tworzenie kompleksowych analiz biznesowych w czasie rzeczywistym.

Najczęstsze pytania

Nie, nowe technologie nie zastąpią księgowych, ale zmienią charakter ich pracy. Automatyzacja przejmie rutynowe i powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych czy generowanie standardowych raportów. Księgowi będą mogli skupić się na analizie danych, doradztwie podatkowym i strategicznym wsparciu klientów. Rola księgowego ewoluuje w kierunku analityka biznesowego i doradcy.

Koszty wdrożenia zależą od zakresu automatyzacji i wybranych rozwiązań. Podstawowe systemy cloud computing mogą kosztować od kilkuset złotych miesięcznie, podczas gdy kompleksowe rozwiązania z elementami sztucznej inteligencji wymagają inwestycji rzędu dziesiątek tysięcy złotych. Wiele dostawców oferuje modele subskrypcyjne, które pozwalają rozłożyć koszty w czasie i skalować rozwiązania wraz z rozwojem firmy.

Czas wdrożenia zależy od złożoności wybranych rozwiązań i wielkości biura. Podstawowe systemy chmurowe można uruchomić w ciągu kilku tygodni, podczas gdy kompleksowa robotyzacja procesów może wymagać od 3 do 12 miesięcy. Kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie projektu, przeszkolenie pracowników i stopniowe wprowadzanie zmian, aby nie zakłócić bieżącej obsługi klientów.

Tak, nowe technologie mogą wyrównać szanse między małymi a dużymi biurami rachunkowymi. Cloud computing i rozwiązania SaaS dają małym firmom dostęp do zaawansowanych narzędzi wcześniej dostępnych tylko dla dużych organizacji. Automatyzacja pozwala małym biurom na zwiększenie efektywności i oferowanie usług na poziomie porównywalnym z większymi konkurentami, często przy zachowaniu bardziej personalnego podejścia do klienta.

Główne zagrożenia to cyberbezpieczeństwo, zależność od dostawców technologii i ryzyko utraty danych. Ważne jest wybieranie sprawdzonych dostawców oferujących wysokie standardy bezpieczeństwa, regularne tworzenie kopii zapasowych i szkolenie pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa. Dodatkowo należy zadbać o dywersyfikację rozwiązań technologicznych, aby uniknąć uzależnienia od jednego dostawcy.