E-faktura a KSeF - zasady wystawiania i obowiązki

Cyfrowa transformacja polskiego systemu podatkowego wprowadza rewolucyjne zmiany w sposobie wystawiania i przechowywania faktur. E-faktury oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF) stają się kluczowymi narzędziami dla przedsiębiorców, oferując nie tylko wygodę i oszczędność czasu, ale także automatyzację procesów księgowych. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w KSeF oznacza fundamentalne zmiany w prowadzeniu dokumentacji podatkowej przez wszystkie podmioty gospodarcze w Polsce.

Podstawowe informacje o e-fakturach i systemie KSeF

Elektroniczne faktury funkcjonują w polskim systemie podatkowym od 2018 roku, kiedy wprowadzono elektroniczne rejestry VAT. Od tego momentu e-faktury zyskały popularność ze względów ekologicznych oraz możliwość znacznej oszczędności czasu i automatyzacji procesów biznesowych. Główną zaletą faktur elektronicznych jest ich łatwa integracja z systemami księgowymi i programami do zarządzania firmą, co umożliwia automatyzację procesów księgowych i prowadzi do większej efektywności pracy przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka błędów.

Wprowadzenie KSeF oznacza fundamentalną zmianę w podejściu do dokumentacji podatkowej. Faktury elektroniczne będą mogły funkcjonować wyłącznie wtedy, gdy będą zawierać dodatkowe informacje wymagane przez KSeF i tym samym będą spełniać definicję faktury ustrukturyzowanej. Ta zmiana wymaga od przedsiębiorców przygotowania się do nowych wymagań technicznych i organizacyjnych.

System KSeF wprowadza jasny harmonogram wdrażania, który obejmuje różne grupy podatników w określonych terminach. Duzi podatnicy będą zobowiązani do korzystania z systemu od 1 lutego 2026 roku, podczas gdy wszyscy pozostali podatnicy muszą przystosować się do nowych wymogów od 1 kwietnia 2026 roku. Istotne jest jednak to, że już od lutego 2026 roku wszyscy podatnicy będą zobowiązani do pobierania faktur z KSeF, niezależnie od tego, czy sami wystawiają faktury w systemie.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF wymaga od przedsiębiorców analizy obecnych procesów fakturowania, dostosowania systemów informatycznych oraz przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za dokumentację podatkową. Firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz, aby uniknąć problemów operacyjnych w momencie wprowadzenia obowiązkowego systemu.

Obowiązkowe elementy e-faktury zgodnej z KSeF

Zgodnie z artykułem 2 punkt 31 ustawy o VAT, faktura stanowi dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. E-faktura, podobnie jak faktura papierowa, musi zawierać wszystkie elementy określone przepisami prawa, aby mogła być uznana za prawidłowy dokument księgowy i podatkowy.

Każda e-faktura wystawiana w systemie KSeF musi zawierać następujące podstawowe elementy dokumentacyjne:

1. Datę wystawienia faktury
2. Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, identyfikujący fakturę w sposób jednoznaczny
3. Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami
4. Numer identyfikujący podatnika dla celów podatkowych
5. Numer identyfikujący nabywcy towarów lub usług dla podatku VAT
6. Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi

Szczegółowe informacje o przedmiocie transakcji obejmują nazwę lub rodzaj towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, oraz cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku. Faktura musi również zawierać kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.

Aspekty podatkowe faktury wymagają wskazania wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku, stawki podatku, oraz sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku. Dodatkowo faktura musi zawierać kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz kwotę należności ogółem.

Istotną cechą systemu KSeF jest elastyczność w procesie wystawiania faktur. Dokument może być wystawiony w innym systemie księgowym, a następnie przesłany do KSeF w celu nadania numeru identyfikacyjnego. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie muszą bezpośrednio korzystać z aplikacji KSeF, lecz mogą zintegrować swoje dotychczasowe systemy z krajowym systemem e-faktur.

Formaty i sposoby przesyłania e-faktur

Przepisy dotyczące fakturowania elektronicznego nie narzucają podatnikom konkretnego formatu wystawianej faktury, pozostawiając wybór formatu w gestii przedsiębiorcy. Ta elastyczność umożliwia dostosowanie rozwiązań technicznych do specyfiki działalności i możliwości technicznych firmy.

Faktury sprzedaży należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. Zgodnie z artykułem 106g ustęp 3 ustawy o VAT, w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej obowiązują szczególne zasady dystrybucji dokumentów.

Popularne formaty e-faktur obejmują:

• E-faktury w formacie PDF wysyłane jako załącznik w wiadomości e-mail
• Faktury otrzymane w formacie elektronicznym poprzez faks
• Dokumenty wystawione w programach pakietu Office, takich jak Excel lub Word
• Faktury w formie komunikatu XML
• Faktury przesyłane w formie PDF za pomocą aplikacji mobilnych

W przypadku przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, jednak podatnik wystawiający e-faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności jej pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Integralność treści oznacza, że nie można zmienić danych, które powinna zawierać faktura, od momentu jej wystawienia do momentu otrzymania przez nabywcę.

Spółka paliwowa wysyła faktury elektroniczne w formacie PDF z wykorzystaniem aplikacji mobilnej na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę podczas rejestracji. Nabywca, akceptując regulamin aplikacji, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, co spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące wydania faktury elektronicznej.

Faktury elektroniczne wystawiane w systemie KSeF, określane jako faktury ustrukturyzowane, mają już konkretny format określony przez ustawodawcę. Faktura musi być zgodna ze strukturą faktury elektronicznej publikowaną przez organy podatkowe. Aktualnie obowiązuje struktura FA (2), która określa szczegółowe wymagania dotyczące formatu i zawartości dokumentu.

Wymagana zgoda nabywcy na otrzymywanie e-faktur

Korzystanie z fakturowania elektronicznego wymaga zgody odbiorcy faktury na tę formę przekazania dokumentu. Przepisy ustawy nie określają konkretnej formy, w jakiej ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę, co oznacza, że taka akceptacja może być wyrażona zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.

Praktyka pokazuje, że zgodę można również domniemać na podstawie zachowania kontrahenta. Jeśli nabywca nie wyrazi sprzeciwu wobec otrzymywania e-faktur, można założyć, że wyraził na to zgodę. Szczególnie istotne jest to, że opłacenie należności wynikającej z e-faktury jest równoznaczne z jej akceptacją przez nabywcę.

W przypadku e-faktur wystawianych w KSeF również aktualnie wymagana jest zgoda nabywcy na przekazanie mu faktury przez system. Ta sytuacja ulegnie zmianie od 1 lutego 2026 roku, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy - wówczas nie będzie konieczności uzyskiwania zgody między przedsiębiorcami na otrzymywanie e-faktur w systemie.

Istotne jest również to, że nawet w przypadku braku zgody na przesłanie faktury przez KSeF, można ją nadal wystawić w systemie. Nabywcy należy jednak przekazać dokument w inny sposób, na przykład w formie papierowej lub w formie elektronicznej, jeśli wyrazi na to zgodę.

Zasady przechowywania e-faktur i dokumentacji w KSeF

Podatnicy są obowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych, w szczególności faktur oraz e-faktur, do chwili zakończenia ustawowego czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Standardowy termin przechowywania upływa po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Obowiązek przechowywania dotyczy zarówno wystawionych, jak i otrzymanych faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów. Dokumentacja musi być uporządkowana z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe, a przedsiębiorca musi zapewnić łatwe odszukanie dokumentów, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania e-faktur do czasu upływu zobowiązania podatkowego.

E-faktury można przechowywać na różnych nośnikach elektronicznych, takich jak płyty CD czy dyski twarde. Konieczne jest systematyczne tworzenie kopii zapasowych dokumentacji oraz zapewnienie, że w czasie przechowywania nie będą dokonywane żadne zmiany w treści dokumentów.

Od 2022 roku wprowadzono możliwość przechowywania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z artykułem 112aa ustęp 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

• Faktury w KSeF są przechowywane automatycznie przez 10 lat
• Podatnik ma dostęp do wszystkich faktur przez cały okres przechowywania
• Po upływie 10 lat można przenieść faktury poza system KSeF
• Organy podatkowe mają natychmiastowy dostęp do dokumentacji
• Odciążenie podatników z obowiązku dostarczania dokumentów na żądanie

Przedsiębiorca wystawił faktury sprzedażowe za pomocą KSeF w maju 2025 roku. Faktury te będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat, czyli do 2035 roku. Jednak w 2030 roku nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego, co oznacza, że mimo przechowywania dokumentacji do 2035 roku, faktury stracą ważność dowodową w 2031 roku.

Funkcja automatycznego przechowywania w KSeF umożliwia organom podatkowym natychmiastowy dostęp do faktur wystawionych w systemie w ciągu 10 lat, co eliminuje konieczność żądania tych dokumentów od podatników podczas postępowań wyjaśniających czy kontroli podatkowych.

Praktyczne aspekty wdrożenia e-fakturowania

Wdrożenie systemu e-fakturowania w przedsiębiorstwie wymaga kompleksowego podejścia obejmującego aspekty techniczne, organizacyjne i szkoleniowe. Przygotowanie do obowiązkowego korzystania z KSeF powinno rozpocząć się już teraz, aby zapewnić płynne przejście na nowy system dokumentacji podatkowej.

Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia jest analiza obecnych procesów fakturowania i identyfikacja obszarów wymagających dostosowania. Przedsiębiorcy muszą ocenić kompatybilność swoich systemów księgowych z wymaganiami KSeF oraz zaplanować ewentualne aktualizacje oprogramowania lub integrację z krajowym systemem.

Kluczowe elementy przygotowania do wdrożenia obejmują:

1. Ocenę obecnej infrastruktury IT i systemów księgowych
2. Analizę procesów biznesowych związanych z fakturowaniem
3. Przeszkolenie personelu odpowiedzialnego za dokumentację podatkową
4. Testowanie integracji z systemem KSeF w środowisku testowym
5. Opracowanie procedur backup'u i odzyskiwania danych
6. Przygotowanie planów awaryjnych na wypadek problemów technicznych

Aspekty techniczne wdrożenia obejmują zapewnienie stabilnego połączenia internetowego, odpowiedniej przepustowości łącza oraz zabezpieczenia cyberbezpieczeństwa. Systemy muszą być przygotowane na obsługę większej liczby transakcji elektronicznych oraz zapewnienie ciągłości działania procesów biznesowych.

Szkolenie personelu stanowi kluczowy element sukcesu wdrożenia. Pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie muszą poznać nowe procedury, nauczyć się obsługi zintegrowanych systemów oraz zrozumieć wymagania prawne związane z e-fakturowaniem w KSeF.

Korzyści i wyzwania związane z e-fakturowaniem

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w systemie KSeF niesie ze sobą zarówno znaczące korzyści, jak i wyzwania dla przedsiębiorców. Zrozumienie tych aspektów jest kluczowe dla skutecznego przygotowania się do zmian i maksymalizacji korzyści płynących z digitalizacji procesów podatkowych.

Główne korzyści e-fakturowania obejmują znaczną oszczędność czasu poprzez automatyzację procesów wystawiania, wysyania i archiwizowania faktur. Eliminacja procesów papierowych prowadzi do redukcji kosztów operacyjnych związanych z drukowaniem, wysyłką pocztową oraz fizycznym przechowywaniem dokumentów. Automatyczna integracja z systemami księgowymi minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

Korzyści środowiskowe wynikają z eliminacji zużycia papieru, tonerów drukarskich oraz redukcji emisji CO2 związanej z transportem dokumentów. Dla wielu przedsiębiorstw aspekt ekologiczny staje się istotnym elementem strategii społecznej odpowiedzialności biznesu.

Wyzwania związane z wdrożeniem e-fakturowania obejmują konieczność inwestycji w infrastrukturę IT, szkolenia personelu oraz dostosowanie procesów biznesowych do nowych wymagań. Przedsiębiorcy muszą również zapewnić ciągłość działania systemów oraz odpowiednie zabezpieczenia cyberbezpieczeństwa.

• Automatyzacja procesów księgowych i redukcja błędów
• Oszczędność czasu i kosztów operacyjnych
• Lepsza kontrola nad dokumentacją podatkową
• Szybszy obieg informacji między kontrahentami
• Pozytywny wpływ na środowisko naturalne
• Łatwiejsze archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów

Długoterminowe korzyści obejmują lepszą analitykę biznesową dzięki cyfrowym danym, szybsze procesy rozliczeniowe oraz możliwość lepszego planowania przepływów gotówkowych. System KSeF umożliwi również organom podatkowym efektywniejszą kontrolę obrotu gospodarczego, co może przełożyć się na sprawiedliwsze rozliczenia podatkowe.

Najczęstsze pytania

KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podatników. Jednak już od lutego 2026 roku wszyscy będą zobowiązani do pobierania faktur z systemu KSeF.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF faktury elektroniczne będą mogły funkcjonować tylko wtedy, gdy będą zawierać dodatkowe informacje z KSeF i spełniać definicję faktury ustrukturyzowanej. Faktury papierowe będą dozwolone tylko w określonych sytuacjach.

E-faktura musi zawierać wszystkie standardowe elementy faktury plus numer identyfikujący ją w systemie KSeF. Numer ten jest nadawany automatycznie w momencie wystawienia faktury w systemie lub przesłania do KSeF z innego systemu księgowego.

Obecnie tak, potrzebna jest zgoda nabywcy na przekazywanie faktur przez KSeF. Od 1 lutego 2026 roku, gdy system stanie się obowiązkowy, zgoda nie będzie już wymagana między przedsiębiorcami korzystającymi z systemu.

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Po tym okresie podatnik może przechowywać faktury poza systemem do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego.

Tak, nie trzeba bezpośrednio korzystać z aplikacji KSeF. Można wystawiać faktury w swoim systemie księgowym, a następnie przesyłać je do KSeF w celu nadania numeru identyfikacyjnego i spełnienia wymogów prawnych.

Przepisy nie narzucają konkretnego formatu - może to być PDF, XML, dokument z pakietu Office czy nawet faktura przesłana przez aplikację mobilną. Jednak faktury w KSeF muszą mie strukturę zgodną z wzorem publikowanym przez ustawodawcę.